Bagi kamu seorang pekerja kantor, apakah kamu pernah dipercaya untuk memimpin sebuah rapat di kantormu?

Menjadi pemimpin rapat nyatanya bukanlah hal yang mudah. Terlebih lagi jika kamu baru pertama kali memimpin rapat. Tapi perlu kamu ketahui bahwa menjadi pemimpin rapat juga bisa dijadikan momentum yang bagus untuk bisa menunjang karirmu kedepannya.

Maka dari itu yuk simak 5 tips memimpin rapat di kantor ala profesional di bawah ini!

1. Persiapkan dengan baik




Segala sesuatu yang dipersiapkan dengan baik, inshallah akan mendapat hasil yang baik pula. Begitu pun menjadi pemimpin rapat. Persiapkanlah materi dengan sebaik mungkin. Materi rapat bisa diawali dengan update pekerjaan terkini, progress pekerjaan yang sedang berjalan, jadwal dan tujuan yang ingin kamu capai bersama tim atau rekan kerja. Untuk materi penutup bisa kamu isi dengan forum diskusi.

 2. Undang peserta yang berkepentingan



Ketika akan mengadakan rapat tentukanlah siapa yang perlu hadir dan berkepentingan untuk menyampaikan materi dalam rapat tersebut. Kamu tidak perlu mengundang semua orang, cukup libatkan perwakilan dari setiap divisi. Dengan begitu rapat yang akan kamu pimpin akan lebih efisien.

3. Aturlah waktu rapat yang efektif dan efisien



Perlu kamu tahu bahwa setiap orang punya agendanya masing-masing. Terlebih lagi jam kerja yang tidak terlalu panjang. Hargai waktu mereka dengan memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu. Usahakan durasi rapat tidak lebih dari 1 jam, tapi bagaimanapun sesuaikanlah dengan materi dan kebutuhan yang diperlukan.

4. Tampil percaya diri



Menjadi pemimpin rapat harus bisa tampil percaya diri karena di situ kamu akan menjadi fokus dan pusat perhatian selama rapat berlangsung. Agar terlihat percaya diri pastikan volume suaramu lantang dan jelas. Kamu bisa melatih hal tersebut terlebih dahulu di rumah.

Hal lain yang tidak kalah penting agar bisa percaya diri adalah penampilan yang prima. Kamu bisa mengenakan kemeja formal yang bisa memberikan kesan rapi.

Untuk salah satu opsi, kamu bisa pilih kemeja Nakabi. Sebuah kemeja formal yang bisa memberikan penampilan rapi dan kesan profesional. Membuat penampilan kamu elegan ketika memimpin rapat atau ngantor.


5. Akhiri dengan me-review hasil rapat



Ketika rapat berlangsung, tunjuklah satu notulen untuk menulis seluruh jalannya rapat, termasuk di dalamnya adalah hasil keputusan bersama saat rapat. Tugasmu sebagai pemimpin rapat adalah mengulas kembali apa yang sudah tercatat pada notulen, dan pastikan semua orang yang terlibat sudah paham dengan hasil yang telah disepakati bersama.

Bagaimana tipsnya? Mudah dan bisa diterapkan bukan?
Dengan menerapkan 5 tips memimpin rapat di atas, semoga kamu bisa memimpin rapat dengan lancar.

Semoga bermanfaat!