Komunikasi Kepegawaian dan Wawancara Kerja di Era Digital
_______________________________
Dalam dunia pekerjaan, komunikasi menjadi sebuah kebutuhan. Aturan harus memiliki penjelasan, agar dapat menghindari kesalahpahaman. Komunikasi yang efektif di tempat kerja akan membantu meningkatkan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian masalah. Jadi, komunikasi Kepegawaian merupakan interaksi atau komunikasi yang terjadi antara bawahan, atasan, dan anggota-anggota lainnya dalam suatu pekerjaan.
Salah satu bentuk dari komunikasi kepegawaian adalah wawancara. Untuk menemukan orang yang cocok untuk menempati suatu posisi di perusahaan, diperlukannya seleksi, seperti wawancara. Oleh karena itu pentingnya komunikasi bisni dalam perekrutan karyawan.
Cara agar wawancara kepegawaian yang efekti, yaitu :
Memilih seorang untuk tugas tertentu.
Memantau kinerja
Tukar-menukar informasi
Memberi informasi
Menasihati
Mengkonseling
Agar wawancara lebih efektif, pelamar harus berlatih memebuat resum dan surat kerja, serta mempersiapkan diri agar bisa memberikan kesan baik. Saat wawancara, perlu diperhatikan beberapa aspek yaitu:
Penampilan secara fisik.
Gerak-gerik dan sopan santun
Rasa percaya diri
Inisiatif
Kebijaksanaan
Tanggap dan kerja sama
Ekspresi wajah
Kemampuan berkomunikasi
Sikap terhadap peekrjaan
Selera humor.
Penilaian terhadap aspek-aspek di atas akan membantu pewawancara untuk memprediksi keberhasilan pelamar menduduki posisi tertentu di dalam perusahaan.

Wawancara Baku dan Tidak Baku
Ciri-ciri wawancara baku adalah sebagai berikut:
1. Terdiri dari seperangkat pertanyaan yang dipegang teguh pewawancara dan tidak boleh menyimpang dari pertanyaan-pertanyaan itu.
2. Pewawancara mengemukakan pertanyaan persis seperti yang tertulis, bahkan ia tidak boleh mengubah urutan pertanyaan.
3. Mempunyai satu kelebihan yang khas, jawaban seragam yang dapat ditangani sejumlah pewawancara dan responden.
4. Seseorang yang tidak berpengalaman pun bisa melakukan wawancara yang cukup berhasil.
Ciri-ciri wawancara tidak baku adalah sebagai berikut:
1. Memungkinkan pewawancara dan juga responden memperoleh keleluasaan. Pewawancara boleh menyimpang dari pertanyaan￾pertanyaan yang telah disiapkan.
2. Pewawancara boleh menambahi suatu pertanyaan yang telah dibakukan itu dengan pertanyaannya sendiri untuk memperoleh jawaban yang lebih lengkap atau layak.
3. Pewawancara boleh membatalkan suatu pertanyaaan yang tampak tidak sesuai atau yang dapat membuat responden defensive.
4. Bila tiba-tiba menemukan bahan pembicaraan menarik yang belum diantisipasi, pewawancara bebas membicarakan bahan tersebut sejauh yang diinginkan.
5. Memberi keluwesan kepada pewawancara untuk memperoleh informasi yang diharapkan.

Bentuk-bentuk pertanyaan wawancara
Pertanyaan terbuka, yaitu pertanyaan yang mengharapkan opini dari orang yang diwawancarai. Orang yang diwawancarai memiliki kebebasan untuk berpendapat.
Pertanyaan tertutup, yaitu pertanyaan yang mengharapkan jawaban singkat, atau sangat singkat. Pewawancara membatasi jawaban yang diberikan.
Pertanyaan terarah, yaitu pertanyaan yang mengarahkan jawabannya pada suatu arah tertentu, dan jawabananya sudah sama-sama diketahui oleh pewawancara dan orang yang diwawancarai, hanya untuk verifikasi informasi faktual saja.
Pertanyaan Netral, pewawancara tidak berusaha mengarahkan respon orang yang diwawancarai.Peetanyan diungkapkan sedemikian rupa sehingga tidak memperlihatkan indikasi jawaban yang diinginkan pelamar.
Pertanyaan Reflektif, pertanyaaan yang diajukan berdasarkan refleksi jawaban orang yang diwawancarai, maksudnya untuk mengembangkan jawaban.
Pertanyaaan hipotesis, yang mengetahui kecepatan reaksi dan daya pikir orang yang diwawancarai dalam kaitannya dengan suatu masalah.

Pengelompokanpertanyaan wawancara ke dalam beberapa bagian
Wawancara pembuka. Pewawancara akan mengajukan pertanyaan singkat dan sederhana guna untuk menciptakan suatu suasana wawancara yang akrab dan menyenangkan, tidak kaku.
Fakta mengenai perusahaan. Pewawancara akan memberikan informasi singkat mengenai perusahaan serta pekerjaan dan tanggung jawab yang akan diberikan kepada pelamar. Pelamar diperkenankan bertanya hal yang mungkin belum sempat dijelaskan pada akhir wawancara.
Latar belakang keluarga dan lingkungan. Biasanya ditujukan kepada pelamar baru yang belum memiliki pengalaman kerja. Tujuan seorang pewawancara mengetahui latar belakang keluarga pelamar ialah untuk mengetahui dan menentukan apakah pelamar bias bekerja dengan baik sehubungan dengan lingkungan keluarganya.
Latar belakang pendidikan dan pelatihan. Pada pelamar yang sudah memiliki banyak pengalam kerja, latar belakan pendidikan tidak banyak ditanyakan.
Bagian atau jabatan yang dilamar. Hal ini akan memberikan informasi bagi pewawancara tentang seberapa jauh pengetahuan dan penguasaan pelamar tentang bidangnya atau jabatan yang akan dilamar dan menilai kesiapan pelamar atas tanggung jawab yang akan diemban.
Pengalaman bekerja di perusahaan lain. Kepada pelamar yang belum berpengalaman, atau mungkin hanya pernah bekerja sambilan saat liburan, akan ditanyakan alasan-alasan mengapa menganggur. Pelamar yang mempunyai pengalaman kerja akan mendapat pertanyaan tentang pekerjaan sebelumnya, mengapa pindah kerja dari satu tempat ke tempat lain, dan sebagainya.
Perhatian dan minat. Bagian ini mencakup sejumlah bidang, seperti fisik, intelektual, praktis, social, dan hobi. Dalam mengajukan pertanyaan-pertanyaan, pewawancara akan mencoba mendapat berbagai hal tentang pelamar, khususnya terhadap pertanyaan pelamar sebagai minatnya.
Masalah-masalah umum, menilai apakah pelamar menaruhb perhatian tidak terhadap suatu masalah.
Ambisi dan motivasi. Tujuan dari pertanyaan yang diajukan salah untuk mengetahui apa yang ingin dilakukan para calon dalam berkarier nanti. Jawaban pelamar akan menentukan sikap dalam bekerja.
Kesehatan pelamar.
Pertanyaan-pertanyaan pelamar. Sebagian besar, pewawancara akan memberikan kesempatan kepada pelamar untuk menanyakan suatu hal yang mungkin belum dibahas. Ini kesempatan baik bagi pelamar mengenal perusahaan.

Struktur wawancara
Perencanaan, dilakukan sebelum wawancara dilaksanakan, namun ini penting untuk dilakukan karena dapat menentukan keberhasilan wawancara.
Menetapkan tujuan. Mempelajari hal-hal mengenai pelamar dan subjek/pekerjaan yang ditawarkan dan menjelaskan tujuan saat wawancara kepada pelamar.
Menciptakan hubungan. Pewawancara harus menciptakan hubungan dengan pelamar agar tidak terjadi ketegangan
Tahap tanya jawab. Hal ini seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya mengenai pertanyaan yang diajukan pewawancara.
Tahap meringkas. Informasi yang relevan akan mengumpulkan informasi yang jelas. Sedangkan informasi yang tidak relevan merupakan kebalikannya. Untuk itu hasil wawancara perlu diringkas pada saat akhir .
Tahap evaluasi. Dilakukan saat ini wawancara berakhir. Semua informasi dirangkum tanpa ditambah atau dikurangi. Setalah wawancara perlu dibuat laporan tertulis mengenai hal-hal yang berhubungan dengan wawancara. Pada akhir laporan tersebut diberikan kesimpulan, yang memberikan gambaran mengenai penilaian secara keseluruhan.

Sumber :
Gordon. Sukses Dalam Komunikasi Bisnis
Jakarta: Prestasi Pustaka, 2004
Jacobus, Deddy. Komunikasi Efektif. Yogyakarta: ANDI, 1996
Kusumastuti, Yatri Indah. Komunikasi Bisnis: Membangun Hubungan Baik dan Kredibilitas. Bogor: IPB Press, 2009.
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga, 2006
Sutrisna, Dewi. Komunikasi Bisnis. Jakarta: CV Andi Ofset, 2007.