TS
TekTokaja
8 Tips Rahasia untuk Perencanaan Acara yang Sukses
Membuat acara bagi sebagian orang memang bukanlah sesuatu yang sulit, oleh karenanya hampir setiap saat bisa kita menemukan berbagai acara, mulai acara skala kecil seperti Ulang Tahun,Pensi, Arisan Keluarga hingga acara besar seperti Pernikahan, Big Concert dan sebagainya yang membutuhkan biaya serta massa yang cukup besar.
Bagi pengelola acara seperti Event Organizeryang berpengalaman mungkin sudah tidak lagi menjadi kendala, namun bagi para pemula yang ingin membuat acara kreatif memang membutuhkan perjuangan, pengetahuan dan jaringan agar dalam membuat acara bisa berjalan dengan sukses.
1. Tentukan Tema & Konsep Acara yang Jelas
Untuk membuat suatu acara, Faktor utama yang menjadi pertimbangan yaitu tema dan konsep yang jelas. Tema acara adalah tahapan utama yang mengawali perencanaan. Setelah tema ditentukan, selanjutnya adalah menentukan konsep. Konsep yang baik adalah yang mampu memberikan hal-hal baru dan menarik bagi banyak orang. Mungkin saja sebuah acara sudah pernah diterapkan sebelumnya. Namun dengan kreativitas yang tinggi, acara itu bisa dikemas dengan konsep yang baru dalam suasana yang lebih menyegarkan.
2. Pilih Waktu & Tempat Strategis
Waktu dan tempat dalam membuat acara menjadi salah satu faktor penting untuk kesuksesan acara yang akan diselenggarakan. Jangan sampai acara yang dibuat akan berbenturan waktu dan tempat dengan acara lain.
Satu hal yang tidak kalah penting saat memilih waktu adalah masalah cuaca, jika acara diselenggarakan saat musim kemarau mungkin tidak terlalu banyak kendala. Namun jika acara tersebut dilaksanakan saat musim hujan, buatlah berbagai alternatif solusi jika terjadi berbagai masalah yang terkait cuaca.
Tempat yang baik untuk menyelenggarakan acara pada dasarnya adalah mudah dijangkau oleh para penonton atau peserta, ada angkutan umum sebagai sarana transportasi, dan merupakan tempat strategis. Untuk mempermudah jangkauan, kamu bisa membuat peta lokasi dan petunjuk arah.
3. Buat Tim Kerja yang Solid
Setelah menemukan tema dan konsep yang jelas serta memilih Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya Tim Kerja yang baik.
Acara yang berkualitas adalah dengan memilih tim kerja yang solid, saling bersinergi dan memiliki kapasitas sesuai dengan bidangnya karena banyak acara yang berantakan karena buruknya tim pengelola acara.
4. Atur Anggaran
Saat merencanakan sebuah acara, jangan lupa pula untuk mengatur anggaran agar kamu tahu mengenai gambaran biaya operasional yang kamu butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah daftar apa saja yang kamu perlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin kamu sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.
5. Tentukan Pengisi Acara
Pengisi acara sangat tergantung pada tema dan konsep kegiatan yang akan dilaksanakan. Jika acara tersebut adalah konser musik tentu lebih tepat jika mengundang Penyanyi, Group Band maupun Musisi. Lain halnya jika acaranya adalah Talkshow atau Seminar, pengisi acaranya yaitu narasumber yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidangnya. Selain pengisi acara, perlu diperhatikan juga siapakah MC (master of ceremony), Host atau Moderatoryang akan memandu jalannya kegiatan.
Untuk mendapatkan pengisi acara, maka penyelenggara perlu mengundang pengisi acara tersebut jauh-jauh hari sebelumnya. Selain itu, kamu juga harus bisa memastikan bahwa pengisi acara tersebut bisa hadir pada saat acara berlangsung. Tentu saja, pengisi dan pembawa acara mendapatkan kompensasi berupa komisi atau honor yang diberikan oleh penyelenggara. Harga yang dipatok oleh pengisi maupun pembawa acara berbeda-beda tergantung reputasi atau jam terbang yang mereka miliki.
6. Susun Timeline yang Matang
Kesuksesan sebuah acara sangat tergantung pada perencanaan yang matang. Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara, misal sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan dan sebagainya. Buatlah listapa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline. Pemberian deadline ini bukan untuk menekan setiap anggota tim, namun untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban mereka. Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan kepadanya.
7. Susun Rencana Alternatif
Ada kalanya satu rencana yang telah disusun ternyata tidak berjalan dengan semestinya. Sebelum hal yang tak diinginkan itu terjadi, ada baiknya kamu menyusun rencana cadangan. Susunlah dan perkirakan beberapa skenario yang mungkin saja terjadi di lapangan. Misalnya jika ternyata pengisi acara utama ternyata berhalangan hadir, maka penyelenggara memiliki rencana lain untuk mengantisipasi hal tersebut.
8. Keep Your Have Fun
Tips diatas tidak akan berhasil maksimal jika dalam segala hal yang ingin kamu capai bersama tim dalam kondisi yang badmood. Oleh karena itu, tetaplah jaga mood kamu agar selalu baik dan semangat dalam melaksanakan setiap aktivitas.
Nah, itulah 8 Tips Rahasia untuk merencanakan acara agar Sukses versi kami. Asalkan ada niat yang kuat dan usaha yang maksimal maka acara yang akan kamu dan tim lakukan, akan sesuai dengan yang diharapkan. Hmm.. sebentar lagi akan ada yang dapat membantu kamu untuk mempermudah dan memperlengkap acara kamu loh..
Staytune terus yah!
Staytune terus yah!
Diubah oleh TekTokaja 27-11-2019 04:35
tata604 memberi reputasi
1
595
0
Tulis komentar menarik atau mention replykgpt untuk ngobrol seru
Mari bergabung, dapatkan informasi dan teman baru!
Inspirasi
10.5KThread•6.7KAnggota
Tulis komentar menarik atau mention replykgpt untuk ngobrol seru