1. Mudahkan orang untuk subscribe.Tampilkan formulir subscribe di homepage, blog, halaman Facebook, dan ditempat lain dimana customer dan fans Anda aktif. Anda mungkin ingin mengumpulkan informasi lainnya (untuk memberikan penawaran khusus atau giveaway), tetapi jangan berlebihan dengan isian-isian yang wajib diisi. Formulir subscribe yang terlalu panjang bisa membuat orang malah tidak jadi mendaftar.

2. Jelaskan kepada subscriber apa yang akan mereka dapatkan. Mungkin Anda berencana mengirim update perusahaan, newsletter, penjualan e-commerce, atau deal harian. Apapun itu, penting untuk menjelaskan kepada pembaca apa yang akan mereka dapatkan dan seberapa sering. Berikan mereka informasi yang jelas pada formulir subscribe, sehingga mereka bisa memutuskan apakah mereka ingin ada di dalam list Anda atau tidak.

3. Kirim welcome email. Mengingatkan orang mengapa mereka masuk dalam list Anda dan menjamin mereka akan mendapatkan manfaat adalah langkah yang sangat baik. Anda bahkan bisa mengirimkan penawaran khusus atau konten eksklusif kepada subscriber Anda, sebagai cara untuk berterima kasih atas loyalitas mereka.

4. Desain newsletter harus serasi dengan brand.Newsletter atau kampanye-kampanye email yang Anda buat harus serasi dengan tampilan brand. Jika Anda menggunakan sebuah template, Anda bisa mengeditnya dengan menggunakan warna-warna perusahaan dan logo di bagian header. Jika email Anda konsisten dengan konten lainnya, maka pembaca akan merasa lebih familiar sejak awal.

5. Buat email yang scannable. Para subscriber Anda adalah orang-orang sibuk yang menerima banyak kiriman email tiap harinya, jadi bisa diasumsikan bahwa Anda tidak akan mendapatkan perhatian khusus dari mereka. Ketimbang mengirim konten panjang, lebih baik memecah konten Anda menjadi paragraf-paragraf singkat, atau menyertakan gambar untuk memandu pembaca.

6. Kirim konten yang diinginkan orang. Layanan newsletter email umumnya menawarkan fitur-fitur seperti grup dan segmentasi untuk membantu Anda menyajikan konten yang relevan bagi pembaca. Jika Anda mengirim beberapa email berbeda untuk setiap kelompok berbeda (misalnya sebuah perusahaan mengirim email yang terpisah kepada relawan, donor, dan direktur), maka Anda bisa meminta orang untuk mencentang sebuah kotak untuk mengikuti grup tertentu pada formulir subscribe.

Anda juga bisa melakukan segmentasi berdasarkan aktivitas, klien email, data e-commerce, dan lain-lain. Mengirim konten yang relevan akan menjaga engagement tetap terbangun dengan para pembaca, dan mereka akan menanti newsletter Anda bahkan membaginya dengan teman-teman mereka.

7. Perhatikan jadwal pengiriman. Newsletter yang dikirim secara reguler adalah sebuah komitmen. Jika lewat beberapa bulan tanpa mengirim apapun, maka subscriber akan lupa pada Anda, dan besar kemungkinan akan menghapus email berikutnya, atau lebih buruk lagi, menandainya sebagai spam. Siapkan waktu untuk merencanakan, menulis, mendesain, dan mengirim newsletter secara teratur.

8. Edit. Even editors need editors. Ketika Anda merancang jadwal pengiriman, siapkan banyak waktu untuk pengeditan dan proses revisi. Ketika Anda mengirim sebuah kampanye email, itu akan langsung masuk ke inbox, dan Anda tidak bisa menariknya kembali dan meng-update-nya. Newsletter mengandung konten yang bermakna, dan newsletter yang ceroboh akan terlihat buruk. Perlu diperhatikan bahwa tata bahasa dan gaya penulisan untuk email sama pentingnya bagi website dan blog.

9. Tes email Anda sebelum dikirim. Layanan email yang berbeda dan perangkat mobile yang berbeda akan menampilkan email secara berbeda pula. Kirimkan email percobaan kepada rekan-rekan, atau gunakan program tes untuk memastikan bahwa email Anda benar-benar akan terlihat bagus pada layar besar maupun kecil. Tes akan menunjukkan kesalahan desain sebelum terlambat, dan program-program pengetes bisa memprediksi apakah sebuah kampanye akan ditangkap oleh filter spam atau tidak.

10. Pikirkan tentang perangkat mobile. Jika sebuah kampanye tidak muncul pada perangkat-perangkat mobile, maka kampanye tersebut tidak akan bekerja dengan baik.

11. Ketahui aturan spam. Banyak orang tidak sadar mengirim spam karena mereka tidak tahu. Sederhananya, Anda diperbolehkan mengirim email massal hanya kepada orang-orang yang telah dimintai izin secara khusus untuk ada dalam mailing list.

Jika Anda mengumpulkan alamat-alamat email untuk giveaway atau ajakan event, maka Anda tidak punya izin untuk mengirim email marketing selama Anda tidak memperjelas hal tersebut saat mereka mendaftarkan email mereka. Cantumkan link unsubscribe yang jelas di setiap email, dan jangan lupa untuk mengingatkan para subscriber bagaimana mereka ada dalam list Anda.

12. Buat agar dapat di-share. Kirim konten yang ingin dibagikan orang, dan mudahkan bagi mereka untuk melakukan itu. Pertimbangkan juga untuk memasukkan link Twitter dan Facebook ke newsletter Anda, sehingga pembaca bisa membagikan konten Anda di sosial media mana mereka aktif.

13. Pantau hasil kampanye Anda. Kebanyakan layanan newsletter email menawarkan laporan-laporan gratis yang mengandung informasi bermanfaat. Pelajari bagaimana membaca laporan-laporan tersebut, sehingga Anda bisa menggunakan statistik untuk meningkatkan kampanye ke depannya. Perhatikan open rate dan click rate, dan identifikasi jika ada pola yang membuat angka tersebut naik atau turun. Jika sebuah kampanye mendapatkan jumlah unsubscribe yang tinggi, maka cobalah sesuatu yang berbeda berikutnya.

14. Bersikap ramah. Jangan sungkan untuk menggunakan gaya bahasa santai di email yang Anda kirim. Orang-orang mengharapkan gaya bahasa ‘manusia’ dalam inbox mereka. Jika Anda mengumpulkan nama pertama subscriber Anda saat pendaftaran, Anda bisa memasukkan nama mereka dalam sapaan di email.

15. Jangan kirim email yang tidak penting. Kelihatannya hal ini sudah sangat jelas, tetapi faktanya ada banyak perusahaan yang memulai kampanye email tanpa rencana dan tidak ada hal penting untuk disampaikan. Perlu diingat kembali bahwa email hanya sebuah cara untuk mempublikasikan konten, karena itu konten harus diutamakan. Sebelum memulai kampanye, pastikan konten adalah komitmen yang akan membantu Anda mencapai tujuan-tujuan bisnis. Jika tidak, Anda akan menghabiskan waktu subscriber Anda dan waktu Anda sendiri.