Dalam bahasa sederhana, SharePoint adalah platform untuk berbagi informasi dan berkolaborasi, berbagi dokumen, menjalankan alur kerja atau workflow dan menjalankan bisnis proses manajemen. Masih belum jelas? Mungkin ilustrasi berikut bisa menjelaskan salah satu kegunaan SharePoint.

Kamu adalah karyawan sebuah perusahaan yang mengimplementasikan SharePoint. Suatu saat, kamu akan mengajukan cuti. Cuti diajukan kepada atasan kamu dengan mempertimbangkan sisa cuti. Data sisa cuti diperoleh dari departemen sumber daya manusia (SDM).

Cara manual yang biasa dilakukan adalah kamu menulis form cuti kemudian meminta data sisa cuti dari departemen SDM. Selanjutnya form tersebut dibawa ke atasan kamu untuk meminta persetujuan.

Kalau pakai SharePoint, kamu cukup akses portal SharePoint yang berbasis web dan buka pengisian form. Saat form dikirim, akan ada workflow yang akan bekerja. Workflow bisa mengirim email ke departemen SDM dan langsung bisa minta persetujuan yang pihak SDM dengan melampirkan sisa cuti. Data sisa cuti bisa diperoleh dari sistem lain. Misal dari aplikasi SDM yang dibuat tim TI atau aplikasi dari produk terkenal seperti SAP, JDE dan lain-lain.

Jika departemen SDM menyetujui, workflow langsung mengirimkan e-mail kepada atasan kamu. Kamu bisa tau cuti disetujui atau ditolak melalui SharePoint atau e-mail. Sudah bisa dipahami?

Selain untuk model cuti, SharePoint bisa dipakai untuk pengelolaan file dokumen. Misal file-file MS Office atau yang lain. Mirip-mirip seperti file sharing namun sudah diberi tambahan fitur yang lebih powerfull. Misal ada sistem signature, hak akses, version dan approval.

source : pcplus