Suara yang ramah dan bersahabat pasti diinginkan klien. Jangan ketus atau bersifat acuh. Jangan pula menelepon sambil mengunyah, menjawab dengan terburu-buru, atau mengobrol dengan rekan lain ketika sedang mengangkat telepon. Meskipun anda tidak berada di tempat kerja dan tidak menghadapi klien secara langsung, etika ramah saat bersuara tetaplah diperlukan.

Selain tetap melayani dan jangan memancing emosi klien, jangan pula membuatnya menunggu terlalu lama. Utamakan prioritas klien, dan bila anda sedang berada di luar atau suasana ramai, anda bisa mengatakan pada klien bahwa anda akan segera menghubunginya secepatnya.

Siapkan notes dan pena di depan telepon, apabila klien perlu sesuatu untuk dia bicarakan dan sangat penting untuk anda catat. Intinya, siapkan diri dimanapun anda berada.

Bayangkan anda ada di posisi penelpon alias klien. Bila anda menghadapi seseorang yang mengacuhkan pembicaraan anda atau malah berbicara tidak jelas sampai bahkan membuat anda menunggu terlalu lama di line telepon. Anda pasti akan merasa kesal dan tidak nyaman. Berkaca dari pengandaian ini, anda bisa melayani klien berdasarkan pola pikir seperti anda melayani diri anda sendiri.