Notulensi Rapat Minggu, 9 Juni 2013

1. Absensi Peserta Rapat : 2. Isi Rapat :

• setelah ditanyakan. Panitia yg bertugas bersedia membantu kembali sampai terlaksananya gathering.
  
• Perombakan kepanitiaan diperlukan karena posisi Ketua Panitia bersedia mundur dari posnya. Berikut ini susunan kepantiaan yang baru :
  [list]Penanggungjawab : okkirush(Sebagai RL Aktif saat ini)
  
• Ketua Panitia : Gursel
  
• Sekretaris : ressafi
  
• Seksi Acara : p0n6ky, nueseason dan wankwunk
  
• Seksi Konsumsi : mrs.rinda, luvfia dan MeisesCeres
  
• Seksi Humas : Mbah_soer dan _gie_
  
• Seksi Pilkada : primapunya
  
• Seksi Perlengkapan : herrera. dan embel2

[*]Ada penambahan 2 Seksi baru, yaitu Seksi Humas dan Pilkada. Tugas dari 2 seksi tersebut adalah :

• Sie Humas
  Bertugas sebagai penjalin komunikasi diinternal regional solo dan eksternal regional lain dengan menjalin peserta. Selain itu, bertugas membantu mem-follow up sponsorship dan teman-teman yg berpotensi sebagai donatur.
• Sie Pilkada
  Menyusun timeline dan prosedur persiapan pilkada. Dengan menyiapkan thread Penjaringan Balon RL, Penetapan Calon RL, Visi Misi Calon RL, Undangan Pilkada, Tata cara pencoblosan atau pencontrengan pilkada, Perhitungan suara, Penetapan RL Baru, serta Thread FR Pilkada.

[*]Ketua Panitia yang baru diminta untuk menyusun timeline yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam kerja kepanitiaan. Sehingga kedepannya bisa terukur dan terarah.
[*]Mempelajari kejadian gathering tahun lalu, Sie Konsumsi diharapkan lebih sigap dalam penyiapan konsumsi untuk para pengisi acara. Perlu adanya pembagian tugas lebih jelas.
[*]Sie Perlengkapan perlu ada melakukan penegasan ke pihak RRI mengenai kesediaan listrik. Bila terjadi oglangan atau pemadaman listrik dari PLN, ada back up-nya atau tidak. Selain itu mengenai sound system sebaiknya dibicarakan lebih lanjut ke Jowo2Line. Sebaiknya menggunakan sound system yang biasa dipakai mereka.
[*]Susunan acara akan berubah karena adanya penambahan agenda Pilkada. Sie Pilkada diharapkan berkoordinasi dengan Sie Acara agar acaranya bisa terlaksana dengan baik.
[*]Desain Logo dan kaos akan diperbaiki atau diubah. Perubahan atau perbaikan akan dilakukan oleh ragesquad. Target diminta pada hari Selasa, 11 Juni 2013 desain sudah selesai dibuat.
[*]Dari pihak vendor pembuat kaos mas sexteendollars, pemesanan dan produksi kaos dapat dilakukan maksimal 10 hari sebelum hari gathering dengan pembayaran minimal 80% dari total biaya yang dibutuhkan.
[*]Info penting, Tanggal Pendaftaran diundur. Untuk Paket Heboh [Ekstra] dan Paket Gembira, Pendaftaran maksimal 16 Juni 2013 dan Pembayaran dapat dilakukan maksimal sampai tanggal 19 Juni 2013. Untuk Paket Seru, Pendaftaran dan Pembayaran dapat dilakukan maksimal sampai tanggal 27 Juni 2013 .
[*]Format pendaftaran peserta gathering perlu ditambahakan dengan nomer telepon yang bisa dihubungi. Sehingga panitia dapat menanyakan ke peserta mengenai pembayaran gathering.
[*]Sekretaris diharapkan memiliki contact person (seperti nomor hp atau PIN Blackberry) setiap panitia. Agar koordinasi mudah dilakukan antar panitia. Tetapi ini tidak diperbolehkan untuk disebarluaskan.
3. Rapat Selanjutnya :

• Rapat selanjutnya Insya Allah akan dilaksanakan pada Selasa, 11 Juni 2013

Sekian..
Semoga bacanya tidak pusing..