Sebetulnya mengurus kekancingan tidak ribet. Bahkan mungkin lebih sederhana daripada ngurus SIM. Syarat utamanya adalah SERAT KEKANCINGAN/surat keputusan yang dikeluarkan oleh Tepas Darah Dalem (Kantor urusan keturunan raja) dan sedikit kesabaran. Surat tersebut lebih kurang menyatakan bahwa atas perkenan Sultan, Kraton mengakui anda sebagai keturunan raja XXXX. Sebagai lampirannya anda akan mendapatkan silsilah langsung hubungan anda dengan raja tersebut berdasarkan serat kekancingan tersebut. Nama anda akan dituliskan di bawah nama bapak/ibu anda.

Permasalahan I: Apa syaratnya? Kraton Yogyakarta memiliki kebijakan yang cukup ketat bahwa gelar apapun hanya diberikan apabila yang bersangkutan MENGAJUKAN PERMOHONAN. Artinya Kraton Yogyakarta tidak pernah sembarangan memberikan gelar. Kebijakan ini ada riwayatnya, secara hukum setiap pegawai negeri di lingkungan DIY merupakan abdi dalem Kraton Yogyakarta. Dengan demikian kepangkatan PNS di lingkungan DIY secara langsung disetarakan dengan pangkat kraton. Namun beberapa tahun belakangan beberapa PNS kurang berkenan untuk langsung disetarakan sebagai abdi dalem keprajan Kraton Yogyakarta. Oleh karena itu kraton hanya memberikan gelar kepada mereka yang meminta (agar tidak terjadi inflasi gelar), termasuk mereka yang mengajukan serat kekancingan darah dalem. Memperhatikan hal tersebut sebaiknya anda mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada:PENGAGENG TEPAS DARAH DALEM, Kompleks Pracimosono, Karaton Yogyakarta. Amat dihargai apabila anda menyampaikan surat ini dengan menggunakan bahasa kromo atau bahasa bagongan. Namun apabila ada keterbatasan terhadap hal itu, penggunaan bahasa indonesia resmi tidak menjadi kendala.

Permasalahan II: Bagaimana pembuktiannya? Meskipun serat kekancingan merupakan bukti yang sangat kuat, namun anda perlu menjelaskan kedudukan anda di hadapan hukum Republik Indonesia. Oleh karena itu lampirkan pula salinan Kartu Tanda Penduduk (Tidak harus Yogyakarta, tetapi sesuai dengan tempat tinggal anda saat ini), berikut salinan kartu keluarga. Sangat membantu bila anda masih memiliki kartu keluarga ayah/ibu di mana anda masih terdaftar sebagai anak. Bila ada sebaiknya disertakan.

Permasalahan III: Bagaimana bila silsilah keluarga anda terputus (Serat Kekancingan misalnya milik buyut atau kakek anda, tanpa ada nama ayah/ibu). Anda tetap dapat mengurus kekancingan anda setelah melengkapi data ayah/ibu dengan membawa dua orang saksi yang bersedia membuat pernyataan di bawah sumpah. PErnyataan yang dimaksud adalah menyatakan bahwa anda benar merupakan putra/cucu dari orang terakhir di dalam serat kekancingan yang dimaksud.

Permasalahan IV: Bagaimana bila anda tidak memiliki satu pun serat kekancingan? Anda masih dimungkinkan untuk mengurus dengan menggunakan serat kekancingan milik sepupu anda atau paman/bibi anda. Tetapi bila tidak ada serat kekancingan satu pun maka pengurusan terpaksa harus DIHENTIKAN. Bukan karena anda tidak punya asal usul, tapi karena resiko kesalahan dalam pembuatan kekancingan akan sangat besar. Sebagai contoh misalnya anda mengajukan klaim atas garis darah dari Pangeran Mangkubumi. Maka tepas darah dalem akan sangat sulit menentukan anda merupakan keturunan Mangkubumi yang mana? Mangkubumi HB II, Mangkubumi HB VI atau Mangkubumi HB IX.

Permasalahan V: Bagaimana bila anda bukan warga negara RI? Anda tetap bisa mengurus serat kekancingan anda sejauh membawa serat kekancingan leluhur anda, bukti diri dan saksi yang memadai.

Permasalahan VI: Berapa biayanya? Biayanya sebesar Rp. 31.000,00 (tiga puluh satu ribu rupiah saja) dengan rincian Rp. 25.000,00 untuk biaya pengurusan dan Rp. 6.000,00 untuk biaya materai. Syaratnya adalah anda harus datang sendiri ke tepas darah dalem (biaya tersebut di luar biaya korespondensi).

Permasalahan VII: Bagaimana pengurusannya? Anda tinggal membawa berkas-berkas yang diperlukan ke Tepas Darah Dalem di kompleks Pracimosono Karaton Yogyakarta (Sudut barat daya alun-alun utara Karaton Yogyakarta, dekat pintu masuk turis ke Pagelaran Karaton, kalau bingung tanya orang saja di sekitar alun-alun "Pracimosono"). Harap diperhatikan jam kerja kantor ini. Hampir semua kantor di lingkungan Karaton Yogyakarta mulai aktif antara pukul 09.00-10.00 WIB (meski resminya pukul 08.00) hingga pukul 12.00 WIB. Mohon dimaklumi saja karena petugas yang mengawakinya rata-rata pensiunan dan sudah sepuh. Seperti telah disampaikan sebelumnya anda dapat menemui Romo Murti. Biasanya Romo Murti akan memeriksa kelengkapan berkas anda termasuk PAS FOTO 3 X4 (2 buah). Apabila dianggap lengkap, anda akan diminta membayar dan anda akan menerima kuitansi sebagai tanda kelengkapan berkas.

Permasalahan VIII: Bagaimana bila anda tinggal di luar Yogya? Anda dapat mengirimkan kelengkapan berkas anda ke alamat tersebut dengan disertai prangko balasan seperlunya. Dalam kondisi ini sebaiknya berkas anda sudah cukup lengkap sehingga tidak perlu berkorespondensi lebih lanjut. Meski demikian anda akan tetap diminta hadir di Pracimosono pada saat pengambilan dan penandatanganan serat kekancingan anda. Sangat disarankan untuk mengecek apakah berkas anda telah diterima dan kapan serat kekancingan anda selesai.

Permasalahan IX: Berapa lama jangka waktu penyelesaiannya? Pada umumnya waktu yang diperlukan berkisar antara 2-3 Bulan. Hal ini terjadi karena petugas tepas darah dalem harus mengecek silsilah anda dalam buku induk karaton yang hingga saat ini masih dilakukan secara manual. Setelah mereka yakin baru serat kekancingan dibuat dalam bentuk piagam berhuruf jawa. Sementara itu antrian pemohon juga cukup banyak. Setelah serat kekancingan siap maka serat tersebut harus ditandatangani oleh Pengageng Tepas Darah Dalem yang biasanya merupakan saudara Sultan. SEkarang ini pengageng Tepas Darah Dalem dijabat oleh Pangeran Joyokusumo (bila ada kesalahan atau re-organisasi mohon dikoreksi). Beberapa waktu lalu saat beliau menjabat anggota DPR-RI maka serat kekancingan tersebut terpaksa menunggu di Yogya atau dikirimkan ke Jakarta. Proses menanti tanda tangan ini yang cukup lama. Saat ini mungkin bisa lebih cepat karena Pangeran Joyokusumo telah kembali bermukim di Yogya.

Demikian kira-kira gambaran proses pengurusan Serat KEkancingan Darah Dalem. Mudah-mudahan membantu.