Sebelum memulai kegiatan ekspor ada beberapa hal penting yang harus dilakukan antara lain:

1. Mempersiapkan SDM sebaik mungkin.
2. Mempersiapkan produk atau komoditas yang akan diperdagangkan (product knowledge).
3. Mengetahui jalur distribusi produk atau komoditas yang akan diperdagangkan, negara-negara tujuan ekspor dan eksportir pesaing negara lain.
4. Mampu menganalisa perkembangan atau peluang pasar dunia

1. Mempersiapkan SDM (Sumber Daya Manusia) sebaik mungkin.

Hal ini adalah penting sebagai dasar bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Suatu perusahaan ekspor harus memliki karyawan yang menguasai bahasa asing (dalam hal ini Bahasa Inggris), mengerti dan menguasai dalam pembuatan surat-surat penawaran (korespondensi), pembuatan dokumen ekspor dan tentunya mengusai dan mengerti tentang L/C atau sistem pembayaran ekspor lainnya seperti TT. Disamping itu suatu perusahaan ekspor komoditas pertanian juga harus memiliki orang-orang yang bertugas sebagai quality control (QC) barang, baik perusahaan tersebut sebagai produsen langsung ataupun sebagai trader karena qualitas barang yang dikirim akan menentukan performance kita di mata importir/buyer disamping ketepatan waktu pengiriman tentunya.

Beberapa contoh surat-surat dalam korespondensi sbb:

- Surat Perkenalan Perusahaan (Introduce Letter) *contoh
Surat ini dapat dikirimkan kepada calon-calon pembeli yang dianggap layak baik melalui e-mail, pos udara ataupun fax.

Isi surat ini menerangkan tentang sekilas profile perusahaan dan produk atau komoditas yang dimiliki.

-Surat Minat Dari Importir (Inquiry Letter)

Surat ini datangnya dari calon pembeli/importir biasanya setelah melihat profile perusahaan atau iklan yang kita pasangkan dibeberapa website atau atas referensi atase perdagangan kita diluar negeri.

Surat ini meminta agar kita memberikan penawarannya baik berupa harga (price), kemampuan supply (supply ability), kualitas yang kita miliki (quality), lamanya pengiriman (delivery time), kemasan (packing), syarat pembayaran (payment terms) dll yang dianggap perlu.

-Surat Penawaran (Offersheet) *contoh

Surat ini dibuat oleh eksportir kepada importir sebagai balasan atas surat minat dari importir dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan sedemikian rupa sehingga menarik importir tersebut untuk terus berinteraksi sampai pada penempatan pesanan atau order.

Perlu diingat bahwa transaksi ekspor awalnya dilakukan melalui korespondensi terlebih dahulu baik melalui e-mail, surat ataupun faximile. Kop surat perusahaan harus tampil menarik (anggun dan indah) yang dapat memberikan nilai tambah dan tata bahasa yang digunakan baik dalam korespondensi maupun promosi/iklan dapat menjadi cermin dan eksistensi perusahaan.

2. Mempersiapkan Produk Atau Komoditas Ekspor

Sebelum melakukan penawaran kepada para calon pembeli pihak eksportir harus terlebih dahulu menyiapkan produk atau komoditas yang akan dilempar ke pasar dunia, untuk produk atau komoditas bukan hasil dari sebuah industri / pabrikasi sebaiknya mempersiapkan barang yang mudah didapat, jumlahnya yang dapat tersedia secara terus menerus (kontinuitas) dan mudah diproduksi. Suatu perusahaan wajib mengetahui secara detail produk tersebut baik menyangkut hal spesifikasi ataupun hal-hal lainnya. Untuk lebih mendukung dalam pemasaran nantinya sebaiknya suatu perusahaan juga menyiapkan sebuah website perusahaan atau dapat juga berupa katalog produknya untuk disertakan dalam korespondensi nantinya karena hal ini sering kali ditanyakan oleh pihak importir.

3. Mengetahui jalur distribusi produk atau komoditas yang akan diperdagangkan, negara-negara tujuan ekspor dan eksportir pesaing negara lain.

Bila kita telah memiliki suatu produk atau komoditas yang akan diekspor sebaiknya juga mengetahui jalur distribusinya, ke negara mana saja komoditas ini banyak diminati sehingga memudahkan kita dalam melakukan pemasaran.

Selain itu kitapun sebaiknya mengetahui negara-negara pesaing yang memiliki komoditas yang sejenis dengan negara kita baik kualitas yang mereka miliki serta harga yang mereka lempar ke pasar dunia. Hal ini bertujuan agar kita mampu bersaing dengan mereka untuk meraih pangsa pasar dunia yang tersedia.

4. Mampu menganalisa perkembangan atau peluang pasar dunia

Hal ini penting dilakukan bila kita ingin mengembangkan ekspor kita ke negara-negara lainnya dikarenakan banyaknya negara-negara didunia yang telah mendirikan pabrikasi pengolahan produk-produk hasil pertanian disamping sebagian juga mereka lempar kepasaran lokal seperti pasar-pasar tradisional ataupun supermarket seiring dengan terus berkembangnya populasi. Disamping itu perlu juga mengetahui trend harga pasar dunia untuk komoditas-komoditas yang akan dipasarkan.

Hal-hal tersebut di atas terlihat sepele, tetapi hal-hal tersebut pula yang dapat menyebabkan suatu perusahaan sulit sekali menjual komoditasnya ke luar negeri.

Selain itu fdianjurkan sesering mungkin melakukan diskusi baik dengan konsultan ataupun pelaku-pelaku bisnis yang telah memulai ekspornya terlebih dahulu guna menggali pengalamannya baik suka maupun dukanya sebagai pelajaran bagi perusahaan yang akan memulai ekspornya. Atau dapat pula mendapatkan pengalaman dan wawasan tambahan dari media masa ataupun internet.

Bila kita memiliki pesanan pertama (first order/trial order) ini adalah ujian bagi eksportir yang akan dinilai oleh importir tentang bonafiditas perusahaan eksportir, apakah eksportir dapat menjaga komitmen yang telah disepakati khususnya tentang kualitas dan ketepatan waktu. Tetapi bila eksportir dapat melalui tahapan ini maka kepercayaan akan tumbuh dari importir dan ini merupakan langkah awal dalam meraih keberhasil an dalam bisnis ekspor.

Lantas apa yang dilakukan bila kita telah dapat melakukan kegiatan ekspor?

* Menjaga citra yang baik, dengan memberikan kinerja yang baik, informasi komoditas yang ditawarkan secara benar adanya serta selalu membalas surat baik melalui e-mail atau fax secara langsung tidak lebih dari 24 jam, karena pembeli biasanya menginginkan balasan segera mungkin.
* Menjaga reputasi yang baik dengan terus menjaga mutu dan ketepatan waktu sehingga pembeli akan terus percaya terhadap eksportir dan memudahkan bagi eksportir tersebut untuk mengembangkan pasar kepembeli lainnya.
* Mengembangkan pangsa pasar dan menjaga pasar yang telah ada agar tidak lepas kepada pesaing lain.