Menggunakan email dalam percakapan sebuah pekerjaan adalah sebuah kebutuhan pokok. Bagaimana tidak, hampir setiap hari kita akan membuka, membuat dan membalas berbagai macam email atau percakapan yang masuk. Entah itu masalah pekerjaan ataupun masalah yang lain, tetapi penggunaan email memang menjadi sebuah kebutuhan kita dalam bekerja. Tapi sadarkah kita? Jika ternyata ada banyak kesalahan ataupun kelalaian kita saat menggunakan email untuk mengirimkan dan membuat sebuah percakapan? Lalu apa itu?

1. Memiliki banyak draft email
Mudah memang ketika kita ingin mengirimkan email tapi tidak pada saat itu juga. Hanya tinggal menggunakan tombol “compose”, lalu kemudian kita menciptakan sebuah email baru. Namun saat kita tidak ingin mengirimkan atau lupa mengirimkannya, email tersebut akan masuk kedalam folder draft. Memang tidak salah ketika menggunakan folder draft untuk menyimpan email – email yang penting dan belum saatnya dikirim. Tapi ada kalanya pengguna email akan menggunakan draft sebagai sebuah pengingat atau hanya menuliskan to do listnya, atau hanya menulis email yang tidak benar – benar ia kirim. Tidak baik rasanya ketika kita memilikir atusan email kosong dan hanya tersimpan pada folder draft. Pastikan untuk menghapus yang benar – benar tidak perlu.

2. Menghapus semua email agar inbox nol
Ada kalanya setiap pemilik email akan jenuh atau enggan memiliki email yang banyak dalam inboxnya. Dan pilihan yang pasti dilakukan adalah ia akan menghapus email itu semuanya. Tidak ada yang salah ketika kita ingin mengosongkan inbox dan menganggapnya seperti sebuah akun baru. Tapi bayangkan saja ketika email yang Anda hapus ada sebuah email yang amat penting didalamnya, dan Anda lupa untuk memberikan label untuknya. Ini sangat merugikan. Maka sebelum menghapus dan ketika Anda menerim sebuah email yang penting, langsung saja kelompokkan pada sebuah label atau folder yang sesuai dengan email tersebut.

3. Menandai semua email sebagai “sudah dibaca”
Untuk memudahkan kita dalam mengelola banyaknya email yang belum dibaca adalah dengan memberikan tanda kepada email – email tersebut sebagai “sudah dibaca0”. Dan tidak jarang, ketika itu sudah dilakukan kita akan mengabaikan email – email tersebut. Pernahkah kita berfikir jika kita langsung menandai seperti itu dan mengabaikannya semua, ada beberapa email penting dan mendesak yang ternyata juga ikut kita abaikan? Itu akan merugikan kita bukan? Maka dari itu periksa dahulu sebelum memberikan tanda sudah dibaca untuk sebuah email baru.

4. Memiliki banyak email yang belum dibaca
Malas rasanya saat baru membuka email kita langsung disuguhkan dengan berjejernya email yang belum kita baca, karena kita malas atau tidak sempat. Menumpuk email – email yang belum dibaca akan mengganggu kita saat akan membuat atau membalas email – email penting yang masuk ke inbox kita. Segera putuskan, email tersebut memang berguna atau sudah saatnya harus dihapus.

5. Mengirimkan email kepada diri sendiri
Ini bukan hal baru, karena ada kalanya kita akan mengirimkan email kepada diri kita sendiri. Salah satu alasannya yaitu karena akan mudah ketika membuka sebuah email baru melalui ponsel yang langsung memberikan notifikasinya kepada kita. Email yang dikirim terkadang adalah hal yang penting dan harus kita lakukan, sedangkan kita terburu – buru untuk segera meninggalkan kantor. File yang tersimpan pada direktori PC yang kita gunakan, tentu akan kita butuhkan dan keputusannya adalah mengirimkan file tersebut kepada email kita sendiri.

6. Overloading pada label, sublabel dan folder email
Menandai email yang masuk memang cara terbaik untuk mengorganisir email – email agar mudah dibaca. Namun tidak baik juga saat kita membuat sebuah label atau folder yang terlalu banyak. Itu akan lebih menyulitkan kita dalam mengorgansirnya. Pastikan label dan folder yang Anda buat adalah benar – benar yang Anda butuhkan. Sehingga tidak menyulitkan kita dalam menggunakan email.

7. Menggunakan “reply all”
Kita pasti akan menerima sebuah email yang ditujukan untuk grup yang menyertakan kita didalamnya. Kadang – kadang kita akan menekan tombol “reply all” padahal niat kita hanya ingin membalas kepada satu orang saja. Tanpa sadar biasanya kita akan salah dalam membalas sebuah email. Dan ini artinya cobalah untuk lebih teliti saat menggunakan percakapan untuk personal ataupun grup.

8. Menggunakan terlalu banyak percakapan dengan group
Selain berkomunikasi melalui email grup, kita terkadang juga akan menggunakan fasilitas chating secara grup dengan orang – orang yang sama. Ini akan jelas mengurangi produktifitas kita saat bekerja. Terlebih saar harus membalas banyak email dan juga membalas chat yang sama. Pastikan apa yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi, agar komunikasi juga berjalan dengan baik dan lancar.

9. Subject lama, percakapan baru
Pernah tidak Anda mendapatkan sebuah balasan email untuk sebuah subject email yang sudah lama sekali? Menyebalkan memang ketika kita berfikir email yang masuk adalah email penting tapi yang terjadi malah email lama yang di “up” lagi. Itu artinya harus ada yang benar – benar mengakhiri percakapan tersebut agar sama – sama nyaman.

10. Sulit mengakhiri
Nah ini dia yang sering kita alami. Kita terkadang sulit mengetahui waktu yang tepat untuk mengakhiri sebuah percakapan atau tread email. Jika Anda yang mengirimkan email, dan kemudian ada yang menjawab dengan jawaban yang Anda inginkan, sebaiknya segera ucapkan terimakasih sebagai sebuah ungkapan rasa dan berhentinya percakapan tersebut.

Jangan lupa kunjungi sumbernya ya

Baca juga artikel lainnya Gan