Biar kata artikel2 ane sebelumnya di hapus, ane tetep posting...
Lha mau dimana lagi posting masalah Tata Kelola TI (IT Governance)?? yang rada nyambung ya cuma di Computer Stuff!

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sering pengembangan TI dianggap sebagai cost center karena biaya yang harus dikeluarkan terlihat mahal. Sehingga terkadang banyak perusahaan lebih memilih menggunakan Sistem TI yang murah karena dianggap dapat lebih hemat.

Misal: produk yang sama yaitu Sistem Informasi Manajemen SDM, produk A seharga Rp500juta sedangkan produk B seharga Rp50juta. Belum tentu pilihan yang tepat untuk dipilih adalah yang produk B dengan harga lebih murah. Hal tersebut perlu dikaji terkait kualitas masing-masing produk dan kesesuaian fitur Sistem tersebut dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem TI yang “murah” dan “mahal” perlu dikaji lebih mendalam karena sering terjadi murahnya harga sebuah Sistem TI disebabkan kualitas yang tidak baik, misalnya:

- Banyaknya bugs (error) pada Sistem tersebut sehingga justru mengganggu operasional kerja. Jika di-uang-kan, gangguan operasional kerja ini ternyata tidak sedikit lho.
- Belum teruji di banyak tempat. Hal ini bisa menyebabkan perusahaan kita menjadi kelinci percobaan untuk sistem tersebut.
- Layanan purna jual yang tidak baik sehingga setelah produk dibeli akan sulit mendapatkan layanan bantuan dari Vendor apabila Sistem mengalami permasalahan
- Fungsi yang terdapat pada Sistem tidak lengkap (tidak sesuai kebutuhan)
- Spesifikasi tools yang digunakan untuk membangun produk tersebut menggunakan tools yang lebih murah. Misal: produk yang menggunakan database MySQL tentu akan memiliki harga yang berbeda dengan produk yang menggunakan database Oracle.

Kita coba ambil contoh kasus proyek pengembangan SIM SDM tersebut:

Kita umpamakan pengembangan SIM SDM dengan asumsi nilai sebesar Rp500juta tersebut dikembangkan dengan tools PHP/VB.NET dan database MySQL/PostgreSQL dan dapat mengakomodir kapabilitas/fungsi sebagai berikut:

Operative Human Resources

- Manajemen Organisasi
- Manajemen Jabatan
- Administrasi Pegawai
- Manajemen Absensi dan Kehadiran Pegawai
- Administrasi Cuti
- Remunerasi/Penggajian
- Administrasi Tunjangan Kesehatan
- Administrasi Pinjaman dan Fasilitas
- Administrasi Perjalanan Dinas

Strategic Human Resources

- Rekruitmen
- Penilaian Performansi Kerja
- Administrasi Kursus/Pelatihan

Setelah diidentifikasi, SIM SDM yang akan dibangun tersebut dapat memberi manfaat sebagai berikut:

- Meningkatan daya saing. Tentu pengelolaan SDM yang baik tentu berdampak pada kemajuan perusahaan donk.
- Meningkatkan fungsi kontrol dan pengambilan keputusan. Dengan adanya SIM SDM tersebut pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Disamping itu informasi yang dihasilkan oleh SIM SDM lebih berkualitas.
- Memberi manfaat dalam hal pengurangan biaya dan peningkatan produktivitas. Dengan adanya SIM SDM dapat mengurangi inefisiensi biaya yang timbul akibat proses kerja manual (seperti rapat konsolidasi data SDM yang diakibatkan belum adanya database SDM)
- Dengan adanya SIM SDM, informasi yang dihasilkan dapat bermanfaat bagi proses kerja yang lain, misal hubungan data SDM dengan proses produksi dan keuangan.

Dengan besarnya manfaat yang dihasilkan tersebut, tentu biaya Rp500juta tersebut bukanlah harga yang mahal, selama spesifikasi teknis Sistem tersebut (seperti database dan bahasa pemrograman yang digunakan) sesuai kebutuhan. Apalagi setelah ditelusuri, misalnya SIM SDM lain yang berharga Rp50juta tak memberi fitur dan manfaat serupa.



Lalu apa hikmah dibalik contoh di atas? Cieee…hikmah..Kayak sinetron Hidayah aja…

Dari contoh di atas, kita bisa mengambil kesimpulan bahwa untuk menentukan produk TI mana yang perlu kita pilih, kita harus benar-benar melakukan identifikasi kebutuhan dan identifikasi kapabilitas sistem. Untuk melakukan justifikasi apakah sebuah produk TI tersebut mahal atau tidak, perlu dilihat kualitas produk tersebut dan juga manfaat yang didapatkan oleh perusahaan dengan adanya produk TI tersebut.

Ada banyak cara untuk menghitung tangible benefit dan intangible benefit suatu produk (insya Allah diberi kesempatan lain waktu untuk menulis bab tersebut). Dari situ kita bisa perbandingkan antara benefit yang didapat dibandingkan dengan estimasi biaya yang akan timbul. Nah, terkadang penghitungan benefit inilah yang tidak dilakukan oleh suatu perusahaan, sehingga terkesan implementasi adalah Cost Center saja tanpa memberi nilai manfaat sama sekali. Padahal penghitungan benefit ini sangat penting. Bila memang terlalu sulit mengubah intangible benefit menjadi tangible benefit, ya tidak perlu dipaksakan. Karena sebenarnya dari melihat intangible benefit sajatop-management yang handal dapat melihat secara kasar seberapa besar efisiensi dan efektivitas yang tercipta dengan adanya sebuah sistem berbasis TI.

Imej Cost-Center melekat dalam pengembangan TI juga bisa diakibatkan gagalnya sebuah project TI, padahal sudah mengeluarkan banyak biaya. Kegagalan tersebut dapat berupa tidak tepat waktu atau tidak tepat fungsi, atau tidak tepat biaya atau malah terhentinya proyek tersebut. Apalagi kegagalan tersebut diperparah dengan ketidakmampuan tim yang terkait dalam pengembangan TI tersebut untuk menunjukkan efisiensi dan efektivitas setelah sistem selesai diimplementasikan. Semakin yakinlah jajaran top-management bahwa “IT=Cost Center”. Hehe…

Solusi dari hal ini adalah Manajemen Proyek TI. Ya… lagi-lagi manajemen proyek. Ya karena memang itulah solusinya. Manajemen proyek yang baik akan meminimalisir kegagalan proyek. Jika dirasa kita tidak mampu mengawasi sebuah proyek TI, kita bisa hire konsultan pengawas, namun tentu biaya akan bertambah. Dengan manajemen proyek yang benar, rencana akan berjalan sesuai rencana. Dengan manajemen proyek akan menghasilkan keberhasilan proyek, dan keberhasilan sebuah proyek ujung-ujungnya akan membuat top-management merasakan manfaat proyek TI tersebut , sehingga akan hilanglah imej “cost-center” tadi. Ya kalau belum hilang, minimal sudah berkurang lah…

Uraian panjang di atas bisa ditarik benang merah bahwa beberapa hal penyebab melekatnya imej Cost Center dalam proyek pengembangan TI antara lain: sebab pertama, tidak diidentifikasikannya benefit-benefit dari sebuah proyek TI atau benefit sudah teridentifikasi namun tidak terkomunikasikan dengan baik kepada jajaran top-management; sebab kedua, tidak dilakukannya manajemen proyek TI yang baik dan benar sehingga mengakibatkan kegagalan proyek. Jika dua hal tersebut dapat diatasi, saya rasa imej terhadap implementasi TI tidak akan menjadi Cost Center lagi, namun bisa menjadi Value Center (jika sekiranya memang belum dapat menjadi Profit Center)

------------------------------------------------------------