1. Mesin Absensi Kartu Manual

Berdasarkan sejarah alat penghitung waktu kerja karyawan, mesin absensi kartu manual adalah jenis pertama kali yang digunakan di kantor sejak kurang lebih dua abad yang silam. Mesin absensi yang sering disebut dengan mesin absensi ceklok ini menggunakan metode tradisional dan manual untuk mengabsen karyawan kantor yaitu dengan cara mengidentifikasi karyawan melalui kartu absen masing-masing.

Mesin absensi kartu manual ini terdiri dari slot atau lobang untuk memasukkan kartu absen karyawan serta jam analog yang menunjukkan waktu saat ini. Waktu pada saat karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot inilah yang akan dicetak pada kartu absen (real time).

Kelebihan:

1. Harga relatif murah. Mesin absensi kartu manual menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan berskala kecil (yang jumlah karyawannya dibawah 100) karena harganya terjangkau. PS: Tergantung pada merk dan tipe tertentu).
   
2. Pencetakan waktu secara real time. Informasi berupa tanggal dan hari yang dicetak pada kartu absen masing-masing karyawan adalah informasi yang real time karena sesuai dengan waktu yang ditunjukkan pada jam analog di mesin absensi tersebut.
   

Kekurangan:

1. Penggunaan yang kurang praktis. Proses pendataan daftar hadir karyawan secara manual dengan menggunakan mesin absensi ini cukup ribet. Divisi HRD harus mencatat dan mendata kehadiran karyawan secara manual yang bisa memakan waktu banyak.
   
2. Tidak efisien karena menghabiskan banyak kertas. Penggunaan mesin absensi kartu manual ini tidak ramah lingkungan dan efisien karena banyaknya kertas yang digunakan sebagai kartu absen karyawan.
   
3. Rentan terjadi kecurangan. Menggunakan mesin absensi jenis ini rentan terjadi kecurangan karena faktanya, banyak karyawan curang yang menitipkan kartu absen mereka kepada temannya sehingga saat datang telat atau bolos, kartu mereka akan tetap ada dalam daftar absensi.
   

Cara menggunakan:
Setiap karyawan yang telah didata mengambil kartu absen masing-masing pada rak yang telah tersedia dan biasanya terletak dekat dengan mesin absensi kartu manual itu sendiri. Kemudian mereka memasukkan kartu yang telah diambilnya ke slot mesin absensi dan kemudian kartu tersebut akan keluar.

Pada kartu yang telah dikeluarkan dari mesin absensi itulah tertera keterangan tentang waktu karyawan masuk dan pulang kerja, lalu kartu tersebut diletakkan di rak yang telah tersedia dan kemudian akan didata dan diproses lebih lanjut untuk membuat daftar kehadiran karyawan.

Apabila karyawan memasukkan kartunya tidak tepat pada waktunya, maka mesin absensi tersebut akan mencetak keterangan dengan menggunakan tinta merah sebagai tanda bahwa ia telat. Kartu yang terbuat dari kertas tebal itu merupakan media untuk mendata kehadiran masing-masing karyawan

2. Mesin Absensi Digital

Mesin Absensi Digital adalah mesin absensi yang menggunakan metode digital untuk mengabsen karyawan yang dikenalkan sejak tahun 1970. Perkembangan jaman yang membuat teknologi dan mesin semakin canggih mengubah mesin absensi analog menjadi format digital untuk meningkatkan efisiensi dan memudahkan penggunanya bagi manusia.

Pada umumnya, mesin absensi digital memiliki beberapa tombol (nomor dan abjad) serta layar digital yang menunjukkan waktu atau teks yang ditampilkan. Tombol nomor dan abjad tersebut untuk memungkinkan karyawan memasukkan password atau barcodenya.

Kelebihan:
Pendataan kehadiran karyawan dengan menggunakan metode digital tentunya lebih unggul dibandingkan dengan yang manual karena pendataan dilakukan secara digital, bukan dengan metode pencetakan kartu absen. Sistem yang digital inilah menjadi keunggulan mesin absensi karena hasil data absensi keseluruhan karyawan dapat dimasukkan, dilihat, dan diakses langsung secara digital menggunakan komputer.

Kekurangan:

1. Proses absensi yang agak lama dan kurang praktis karena karyawan harus menginput data mereka terlebih dahulu sebelum mulai bekerja.
   
2. Kecurangan karyawan masih cenderung terjadi pada penggunaan mesin absensi digital ini karena bisa saja mereka membagikan PIN kepada temannya untuk mengabsen
   

Cara menggunakan:
Sebelum mulai menggunakan mesin absensi digital, data atau identitas karyawan diinput terlebih dahulu ke dalam sistem. Adapun identitas yang diinput yaitu nama pegawai, jabatan, Nomor Induk Pegawai (jika ada), dan PIN/password.

Setelah semua data karyawan telah masuk ke dalam sistem, penggunaan mesin absensi digital ini dapat dimulai. Setiap datang ke kantor, para pegawai harus memasukkan identitas yang diperlukan (bisa nama, NIP, atau PIN) sebelum mulai bekerja agar kehadiran mereka masuk ke dalam sistem.

3. Mesin Absensi Magnetic Card

Mesin absensi digital ID card adalah jenis mesin absensi yang menggunakan magnetic ID card (kartu identitas) untuk mendata absensi atau daftar kehadiran karyawan dan mulai dipergunakan sejak 1980. Sama halnya dengan mesin absensi digital yang menggunakan metode digital (data diproses secara digital) tapi bedanya terletak pada media yang digunakan, Mesin absensi digital jenis ini seperti merupakan paduan dari mesin absensi manual yang menggunakan kartu namun metode pendataan absensinya secara digital.

Kelebihan:
Adapun mesin absensi jenis ini lebih canggih dan modern dibandingkan dengan mesin absensi kartu terdahulunya yaitu yang manual karena telah menggunakan teknologi untuk mendata kehadiran karyawan.
Identitas karyawan yang telah didata pada sistem mesin absensi ini dapat langsung dideteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin. Itu artinya pemakaian mesin absensi digital ID card/swipe card lebih praktis dan simpel. Kelebihan lainnya yaitu terletak pada harganya. Meskipun penggunaannya lebih canggih dan praktis, mesin absensi digital ID card ini tidak terlampau mahal dan bahkan seharga dengan yang manual.

Kekurangan:
Mengingat pendataan kehadiran karyawan menggunakan seperti pada mesin absensi manual, mesin absensi digital ID card pun rentan disalahgunakan dicurangi. Karyawan masih tetap bisa menitipkan ID card nya kepada rekan kerja lainnya untuk mendata kehadirannya. Selain itu, kapasitas yang dimiliki mesin absensi ini cenderung terbatas. Misalnya, kapasitas user/identitas karyawan hanya 250 karena keterbatasan produksi kartu.

Cara menggunakan:
Data karyawan terlebih dahulu di data dan kartu yang akan digunakan untuk dimasukkan ke dalam slot mesin absensi diautentifikasi terlebih dahulu pada sistem oleh pemilik perusahaan. Lalu, setelah instalasi dan siap digunakan di kantor, karyawan akan di data melalu mesin absensi ini dengan cara menggesekkan kartu identitas (ID card) mereka masing-masing segera setelah tiba di kantor sebelum memulai bekerja. Lalu, data karyawan yang masuk masuk secara otomatis ke sistem dan kemudian diproses untuk memungkinkan staf HR melacak kehadiran karyawan.

4. Mesin Absensi Berbasis Web

Web-based mesin absensi atau mesin absensi berbasis web ini merupakan alat yang digunakan untuk mengabsen karyawan secara online/melalui web. Namun, alat yang dimaksud di sini bukanlah mesin seperti mesin absensi pada umumnya, melainkan sebuah platform atau aplikasi komputer yang dapat diakses melalu internet.

Bagian IT perusahaan menciptakan sistem informasi berbasis web di mana seluruh karyawan dapat mengaksesnya melalui komputer mereka masing-masing. Masing-masing karyawan mempunyai nama pengguna dan password. Itu artinya, mesin absensi berbasis web ini ditujukan bagi perusahaan yang pegawainya menggunakan komputer.

Kelebihan:

1. Dapat diakses darimanapun dan kapanpun. Ini adalah kelebihan unggul mesin absensi berbasis web yang tidak ditemui pada mesin absensi jenis lainnya. Perusahaan yang mempunyai cabang di area lain atau divisinya berlokasi di berbagai daerah dapat menggunakan “all-in-one” mesin absensi karena sistem dapat diakses melalui internet yang kemudian dapat di-manage oleh staf HR dan pimpinan kantor.
   
2. Data yang diperoleh akurat. Username dan password untuk mengabsen hanya dapat diakses oleh masing-masing karyawan itu sendiri untuk menjaga privasi. Itu berarti data absensi karyawan yang masuk ke sistem akurat.
   

Kekurangan:
Di balik dua kelebihan utamanya, mesin absensi berbasis web juga mempunyai satu kekurangan utama yaitu error atau tidak dapat diakses jika koneksi internet sedang mati karena gangguan dari penyedia internet tersebut atau cuaca yang buruk. Lokasi yang terpencil juga salah satu penyebab utamanya mesin absensi berbasis web tidak dapat digunakan.

Cara menggunakan:
Staf IT dan pimpinan perusahaan menentukan dan menginput data karyawan beserta username dan password yang akan mereka pergunakan untuk mengakses mesin absensi berbasis web tersebut dan mengabsen. Setelah sistem software siap dipergunakan dan karyawan perusahaan telah mengetahui data yang harus diinput untuk mengabsen, mesin absensi berbasis web kini dapat difungsikan. Karyawan yang masuk langsung membuka komputernya dan mengakses aplikasi untuk memulai bekerja.

Pada aplikasi tersebut, karyawan diharuskan untuk memasukkan username dan password yang kemudian segera setelah log in, data absensinya akan langsung masuk dan dapat dipantau oleh staf HR dan pimpinan kantor menggunakan komputer mereka masing-masing atau bahkan menggunakan perangkat apapun yang bisa mengakses internet seperti smartphone, tablet, atau laptop.

5. Mesin Absensi Biometrik

Mesin absensi biometrik adalah mesin absensi yang menggunakan sistem biometrik untuk mengautentifikasi karyawan saat proses mengabsen. Biometrik adalah teknologi khusus yang biasa digunakan pada medis untuk mengidentifikasi manusia dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia itu sendiri. Adapun, karakteristik yang diidentifikasi menggunakan sistem biometrik ini bisa saja berupa sidik jari, bentuk dan karakteristik wajah, mata, dan suara manusia.

Kelebihan:

1. Penggunaan mesin absensi mudah dan praktis. Mengabsen karyawan menjadi sangat simpel dengan menggunakan mesin absensi biometrik berdasarkan penggunaannya. Karyawan dapat mengisi absen dengan cara berdiri di depan mesin absensi tersebut (untuk karakteristik wajah) atau dengan mengeluarkan suara (untuk karakteristik suara)
   
2. Pendataan daftar kehadiran karyawan lebih akurat. Sistem biometrik membawa manfaat pada proses mengabsen karyawan karena media yang digunakan adalah karakteristik yang terdapat pada diri pegawa itu sendiri sehingga data yang masuk tentunya akurat.
   
3. Kapasitas user yang banyak. Karena metode yang digunakan yaitu pendeteksian karakteristik wajah manusia, kapasitas input pengguna bisa mencapai ribuan atau puluhan ribu.
   

Kekurangan:

1. Harga cenderung mahal. Dengan menggunakan teknologi biometrik yang canggih, mesin absensi ini cenderung mahal karena adanya komponen/bahan khusus untuk mendeteksi karakteristik wajah manusia.
   
2. Error pada saat mengidentifikasi karyawan. Pengidentifikasian karyawan dengan menggunakan sistem biometrik cenderung ditemui beberapa masalah atau error. Misalnya, karakteristik wajah yang lamban diproses dan bahkan tidak bisa diidentifikasi oleh mesin padahal karyawan telah terdaftar. Contoh lain yaitu pada karakteristik suara, seorang pegawai yang sedang mengalami gangguan pada suaranya seperti batuk atau hilang suara akan sulit diidentifikasi oleh mesin absensi.
   

Cara menggunakan:
Karakteristik tertentu karyawan (tergantung jenis mesin absensi yang dipilih) didata dan diinput terlebih dahulu ke dalam sistem software melalui komputer. Kemudian, mesin absensi biometrik ini diletakkan didekat pintu masuk kantor atau ruangan tertentu. Karyawan mendata kehadiran dirinya dengan cara menunjukkan karakteristik tertentu yang disyaratkan pada mesin absensi tersebut dan kemudian data yang masuk ke dalam sistem akan diproses lebih lanjut ke komputer.

6. Mesin Absensi Fingerprint (Sidik Jari)

Mesin absensi fingerprint/sidik jari adalah salah satu mesin absensi jenis biometrik yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk mendata daftar kehadiran karyawan. Jenis fingerprint ini mulai dikenal dan digunakan sejak 1997.

Awal mulanya, penemu dan pencipta teknologi mesin absensi menyadari bahwa sidik jari merupakan salah satu bagian pada tubuh manusia yang unik dan berbeda satu sama lain. Bahkan, kembar identik sekalipun memiliki jenis dan bentuk sidik jari yang berbeda. Hal inilah yang menjadi pemicu timbulnya gagasan mengintegrasikan mesin absensi fingerprint.

Kelebihan:

1. Penggunaanya yang praktis dan simpel. Karyawan dapat langsung mengabsen dan membuktikan kehadirannya dengan cara menempelkan salah satu jari atau seluruh jari tangannya pada layar/monitor yang telah tersedia pada mesin absensi.
   
2. Pendataan absensi lebih akurat. Karena media yang digunakan untuk mendata absensi karyawan adalah sidik jari mereka masing-masing, maka akurasi absensi akan terjamin. Tidak ada lagi karyawan yang suka berbuat curang dengan menitip absen seperti pada mesin absensi kartu karena sidik jari mereka sendirilah yang harus diautentifikasi.
   
3. Kapasitas pengguna yang banyak/tak terbatas. Mesin absensi fingerprint dapat menampung data sidih kari yang jumlahnyabisa mencapai puluhan ribu bahkan tak terbatas karena tidak perlu ada produksi kertas/kartu ID.
   

Kekurangan:
Pada umumnya, mesin absensi sidik jari memiliki kekurangan pada proses pendeteksian dan pendataan sidik jari karyawan tersebut. Mesin jenis ini cenderung mengalami error atau proses yang lambat apalagi jika sidik jari yang sedang dideteksi dalam kotor, basah, atau berkeringat. Dengan kata lain, mesin absensi fingerprint sangat sensitif. Error atau masalah seperti ini bisa saja membawa dampak buruk pada kondisi mesin itu sendiri maupun produktivitas perusahaan (karena lambatnya pemrosesan absensi karyawan).

Cara menggunakan:
Sama halnya seperti mesin absensi digital dan ID card, mesin absensi fingerprint juga memerlukan pendataan terlebih dahulu sebelum mulai digunakan. Perbedaannya terletak pada data atau media yang dimasukkan ke sistem. Mesin absensi fingerprint akan mendata dan mendaftarkan sidik jari masing-masing karyawan beserta identitas lainnya seperti nama dan nomor pegawai ke dalam sistem.

Setelah proses pendataan selesai, perusahaan atau kantor dapat menggunakannya untuk mengabsen karyawan yang mana para karyawan tersebut wajib menempelkan sidik jari di tempat yang telah tersedia. Kemudian software yang telah terintegrasi akan memproses data yang masuk lebih lanjut dan kemudian dapat dilihat dengan menggunakan komputer oleh kepala bagian dan karyawan HR untuk memantau kehadiran karyawan.