Malang - Pemerintah Kota Malang menerapkan sistem teknologi informasi untuk administrasi pemerintahan. Di antaranya mewajibkan setiap satuan kerja pemerintah daerah menggunakan surat elektronik (email) untuk keperluan surat menyurat. Alasannya, selain ringkas, cepat, juga mudah terdokumentasi. "Jika surat konvensional, ada alasan surat tak sampai di alamat," kata Wakil Wali Kota Malang, Sutiaji, pada Selasa, 24 September 2013.

Surat elektronik, kata dia, diwajibkan sejak pekan ini. Kini, kantor arsip dan perpustakaan Kota Malang melatih pengarsipan secara digital di setiap instansi Pemerintah Kota Malang.

Selain itu, email juga untuk penghematan anggaran. Sebab, surat elektronik menghilangkan cetak surat dan biaya pengiriman.Selama ini, setiap surat dicetak dan dikirim menggunakan jasa kurir atau menggunakan jasa pelayanan kantor pos. "Menghemat anggaran," katanya.

Pemanfaatan teknologi informasi, menurut dia, juga diperlukan untuk memudahkan sistem pengawasan, sehingga Kepala Dinas atau Wali Kota tak harus melakukan kunjungan secara fisik. Namun, bisa terkoneksi secara online dengan server di Pemerintah Kota Malang. Apalagi, setiap dinas, kantor kecamatan, dan kelurahan telah terkoneksi dengan jaringan internet.

Untuk pengawasan, Sutiaji juga memanfaatkan kamera pengawas (CCTV) di sejumlah institusi pemerintahan, sehingga memudahkannya melakukan pengawasan secara langsung. Meski demikian, ia juga masih melakukan pengawasan dengan memeriksa dokumen-dokumen secara manual.

Malang Corruption Watch menilai tepat pemangkasan anggaran surat-menyurat. Dinas Pendidikan Kota Malang, misalnya, cukup boros menganggarkan dana surat-menyurat sebesar Rp 751,6 juta per tahun. "Jika dihitung, setiap hari biaya surat-menyurat sebesar Rp 2,5 juta," kata Koordinator Divisi Advokasi MCW, Zainuddin.

Dengan menggunakan surat elektonik, diharapkan biaya surat-menyurat dialihkan untuk kegiatan yang lebih penting, seperti pengadaan buku, laboratorium, atau peralatan penunjang pendidikan lainnya.