Klub yang berminat harus mengajukan penawaran tertulis kepada klub yang memiliki pemain incaran mereka. Di sini, klub pemilik pemain bisa langsung menolak dan mengakhiri negosiasi.

Tapi, kedua pihak akan terus melanjutkan negosiasi bila penawaran tertulis klub peminat mendapat respon, hingga sampai pada pembahasan nilai transfer.

Kedua klub juga bisa menghubungi agen pemain untuk menjadi wakil mereka dan menanyakan status pemain yang diincar. Agen juga bisa berbicara dengan klub untuk memutuskan pertimbangan alasan terbaik untuk pemain pergi. Agen juga akan diberikan kesempatan kepada pemain berbicara dengan klub dan mendapatkan bagian dari nilai transfer yang disepakati nantinya.

Di sini, agen langsung menghubungi nomor kontak yang mereka miliki dengan berbicara kepada manajer atau pemandu bakat dari klub. Di musim panas, terutama mengenai pemain yang tak lagi terikat kontrak, agen memiliki lebih banyak waktu untuk menghubungi klub dan menanyakan masa depan yang dimiliki kliennya.

Agen juga bisa mencari tahu pemain seperti apa yang diinginkan klub, dan mereka boleh menghubungi manajer ataupun pencari bakat klub. Jika ada pemain yang sesuai dengan keinginan mereka, maka tawaran tertulis bisa diajukan.

Perlu diketahui, nilai transfer yang sudah disepakati tidak mengindikasikan pemain bisa langsung bergabung ke tim lainnya. Karena masih ada kesepakatan personal yang harus disepakati antara klub dan pemain.

Di sini, agen pemain kembali memegang peran penting untuk menuntaskan kesepakatan. Bertindak sebagai wakil dari pemain, agen akan meminta kesepakatan terbaik yang bisa didapatkan untuk kliennya dan hal ini bisa memakan sedikit waktu.

Yang dipertimbangkan dalam penentuan kesepakatan personal antara lain masalah finansial, jumlah bermain dan lama kontrak, juga kemungkinan bonus yang didapat. Di sini kemampuan negosiasi menjadi andalan, dan tetap dengan sikap kompromi kedua pihak.

Masalah lain yang juga harus dipertimbangkan adalah penyesuaian nilai gaji dan fee transfer. Penyesuaian nilai gaji berarti ada kesepakatan yang menentukan peningkatan nilai pendapatan pemain di setiap periode. Sementara fee transfer lebih kepada jumlah yang didapat pemain apabila bersedia pindah ke klub lain.

Banyak sekali yang harus disepakati sebelum penandatanganan kontrak, terutama masalah bonus dan penggunaan citra pemain.

Untuk bonus, bisa dibagi menjadi beberapa bagian, seperti bonus loyalitas, bonus penampilan bermain dan bonus lainnya, seperti bonus apabila tim bisa menjadi juara di turnamen tertentu.

Biasanya, untuk pemain yang baru melakoni debutnya bersama tim senior, klausul kontrak menyebutkan adanya bonus debut tim utama. Kontrak juga biasanya kerap diperbarui, terutama bila pemain tersebut tampil bagus.

Sementara mengenai hak pencitraan pemain (Image rights), hal ini terbilang sangat penting. Karena kesepakatan ini memastikan bahwa pemain memiliki hak untuk mengendalikan sisi komersial dan eksploitasi dirinya di publik atau media.

Agen bisa membantu pemain menentukan pencitraan seperti apa yang diinginkan dan pihak klub bisa membuat kesepakatan pemain bisa mempertahankan hak pencitraan dirinya dan pihak klub membayarnya, tentunya untuk kepentingan komersial klub.

Pemain sejatinya menjadi subyek utama di sini. Karenanya, mereka memiliki kemampuan mendelegasikan keputusan yang diambil ke agen mereka.

Agen nantinya akan menentukan apa yang terbaik untuk kliennya, sementara si pemain bisa berkonsentrasi pada permainan dan performanya.

Sejumlah agen biasanya memiliki sebuah paket yang bisa mewakili pemain, mulai dari negosiasi kontrak, kesempatan komersial hingga pelayanan manajemen.

Pada akhirnya, adalah pemain yang mengambil keputusan apakah bersedia pindah atau tidak, tentunya setelah si agen menjalin kesepakatan hingga tahap finalisasi dengan klub yang menginginkannya. Pemain juga harus menjalani tes medis untuk memastikan semua berjalan seperti harapan.

Dengan mengurusi banyak hal, pemain maupun klub memiliki kewajiban untuk membayar agen karena sudah memudahkan masalah transfer dengan pihak lain.

Agen, dalam hal ini bertindak sebagai tangan ketiga, atau calo. Jumlah pendapatan yang diterima agen pemain akan disepakati dan dicatat secara resmi untuk diberikan kepada Asosiasi Sepakbola yang terlibat dalam proses transfer tersebut.

Proses pembayaran fee agen akan dilakukan setelah semua kesepakatan tuntas dan pemain resmi pindah ke klub barunya.

Transfer pemain dinyatakan resmi terjadi apabila dokumen-dokumen transfer telah di-ACC oleh otoritas liga dan didaftarkan ke sistem yang melegalkan proses transfer itu sendiri.

Dokumen-dokumen di dalamnya termasuk dokumentasi transfer, kesepakatan finansial antara kedua klub, kontrak pemain, pendaftaran pemain, penjadwalan pembayaran bonus dan arsip apapun yang melibatkan kesepakatan dengan agen.

Setelah penandatanganan dokumen-dokumen transfer, selanjutnya pemain diwajibkan menjalani serangkaian tes medis oleh tim dokter klub, guna memeriksa kesehatan pemain & mengetahui apakah pemain mengalami cidera atau tidak. Karena jika sang pemain mengalami cidera atau mengalami gangguan kesehatan maka akan menghambat proses perpindahan pemain tersebut.

Setelah semua proses transfer selesai & pemain telah menjalankan tes medis, maka proses selanjutnya adalah pengenalan pemain oleh klub barunya kepada publik.