Tips Merencanakan Buka Puasa Bersama [BUKBER]

Setidaknya ada 6 tahap yang harus dilakukan ketika hendak merencanakan acara buka puasa. Pertama adalah membentuk panitia, lalu menyusun acara, menentukan lokasi, melakukan publikasi, melaksanakan acara, dan terakhir melakukan evaluasi. Cobalah simak gambar di bawah untuk melihat ilustrasi visualnya. Sengaja dibuat bebentuk cycle dengan asumsi acara buka puasa bersama akan dilaksanakan kembali pada bulan Ramadhan tahun berikutnya.

1. Membentuk Panitia Buka Puasa Bersama [BUKBER]
Pertama yang harus dilakukan adalahmembentuk panitia acara. Yah, tanpa panitia maka acara dijamin hancur. Mulailah dengan memilih ketua panitia buka puasa. Cara memilihnya sebenarnya terserah. Mau diputuskan sepihak atau sistem pemungutan suara ala pilkada terserah kenyamanan bersama. Sebaiknya memang memilih orang yang memang aktif dan menaruh minat menjadi panitia. Setelah terpilih susun panitia intinya. Sekedar tips, sebaiknya melibatkan orang-orang yang dianggap sebagai informal leader dari suatu golongan tertentu. Saya rasa perkumpulan atau organisasi manapun pasti ditemukan kelompok-kelompok kecil yang ngumpul barengnya dengan orang yang itu-itu saja. Dengan mengangkat kepala kelompok tersebut sebagai panitia inti akan meningkatkan kemungkinan peserta yang datang banyak. Bisa juga berdasarkan lokasi, misalkan ada penanggung jawab Bekasi yang mengkoordinir peserta yang tinggal di Bekasi. Oiya, sebaiknya memang dipilih orang-orang yang memang berpuasa agar kemungkinan mereka menjalankan tugas lebih sabar. Hehe..


Checklist:
[ ]Ketua panitia telah terpilih
[ ]Panitia inti sudah disusun

2. Menyusun Acara Buka Puasa Bersama [BUKBER]

Selanjutnya adalah menyusun acara, buatlah rundown jika memang memungkinkan dan menginginkan acara buka puasa yang ga sekedar ngumpul terus pulang. Walaupun terkesan sepele, namun konsep acara bisa membuat acara buka puasa bersama lebih bermakna. Di tahap ini juga sebaiknya sudah bisa menetapkan tanggal acara buka puasa bersama. Jika memungkinkan buatlah sedetil mungkin dan pastikan konten acara cukup berkesan. Contoh rangkaian acara yang lazim digunakan adalah seperti: registrasi peserta, kultum sebelum berbuka, sholat magrib berjamaah, ramah tamah, atau sampai sholat isya berjamaah.


Checklist:
[ ]Tanggal sudah ditetapkan
[ ]Konsep acara sudah matang
[ ]Angggaran sudah disusun
[ ]Rundown acara sudah disusun

3. Menentukan Lokasi Buka Puasa Bersama [BUKBER]

Lokasi menentukan peserta yang datang. Jika ingin mengadakan acara yang berkesan sebaiknya hindari buka puasa di Mall. Kenapa? karena di sana pasti akan sangat ramai dan tidak efektif terutama dalam hal waktu. Selain karena suasana yang berisik, buka puasa bersama di Mall juga akan terasa lebih terburu-buru karena biasanya selesai makan sudah harus meninggalkan tempat makan. Dan bisa dipastikan akan mengganggu waktu sholat magrib. Pilihlah lokasi yang strategis, tenang, nyaman, dan bebas dalam mengatur waktu. Buka puasa bersama yang bertempat di salah satu rumah anggota komunitas bukan hal yang buruk. Atau jika memungkinkan, sewa gedung khusus untuk pesta juga boleh. Terakhir, pastikan semua peserta mengetahui lokasi acara. Google Maps adalah salah satu alat handal untuk membuat peta lokasi.


Checklist:
[ ]Lokasi strategis sudah didapat dan dipastikan bisa digunakan
[ ]Membuat daftar lokasi alternatif
[ ]Membuat peta lokasi

4. Melakukan Publikasi Acara

Berikutnya adalah publikasi acara. Pastikan semua anggota menerima informasi acara ini. Gunakan media publikasi yang ada sebanyak mungkin seperti twitter, facebook, BBM, SMS, Telp. Buatlah koordinator publikasi berdasarkan kedekatan dengan anggota lain, atau berdasarkan lokasi. Buat daftar nama semua peserta acara lalu hubungi satu-satu untuk meminta konfirmasi kehadiran. Pastikan semua nama sudah dipegang oleh setiap koordinator publikasi. Tahap ini juga bisa dibarengi dengan pengumpulan dana dari peserta yang akan hadir.

Checklist:
[ ]Buat daftar seluruh peserta
[ ]Minta konfirmasi kehadiran
[ ]Mendapatkan estimasi jumlah yang hadir
[ ]Dana sudah terkumpul

5. Pelaksanaan Acara

Yup, saatnya menjalankan acara buka puasa bersama sesuai yang telah direncanakan. Pastikan panitia datang lebih awaluntuk memastikan acara bisa berjalan dengan baik. Memastikan acara berdasarkan rencana atau rundown yang sudah dibuat adalah inti dari tahap ini. Sediakan juga semacam contact center untuk membantu peserta yang kesulitan menemukan lokasi.



Checklist:
[ ]Acara mulai dan selesai tepat waktu
[ ]Acara sesuai dengan konsep yang telah direncanakan

6. Evaluasi

Terakhir adalah evaluasi. Biasanya ini yang sering dilupakan, namun percayalah bahwa evaluasi perlu dilakukan sebagai masukan untuk acara buka puasa bersama pada Ramadhan tahun berikutnya. Ungkapkanlah keluh-kesah, hambatan, dan juga kemudahan yang ditemukan selama merencakan acara. Sebaiknya evaluasi dilakukan sesaat setalah acara selesai karena jika ditunda-tunda selalu berujung pada kata TIDAK JADI.

Checklist:
[ ]Masukan untuk acara buka puasa bersama berikutnya.