13 Tips Untuk Membuat Efektifitas Kantor Virtual/Virtual Office [Serba 13]

Beranda

...

The Lounge
13 Tips Untuk Membuat Efektifitas Kantor Virtual/Virtual Office [Serba 13]

i7nand

12-11-2012 09:52

13 Tips Untuk Membuat Efektifitas Kantor Virtual/Virtual Office [Serba 13]

Assalam...

Kali ini saya mau membahas tentang Kantor Virtual atau istilah kerennya Virtual Office emoticon-Wink

, dah pada tahukan agan-agan apa itu kantor virtual. Kalau belum tahu coba dulu deh sejenak agan tanya di Google. Saya tunggu dulu deh sejenak..... emoticon-Metal

Oke lima menit berlalu saya anggap sudah pada tahu ya emoticon-Ngakak (S)

. Kantor Virtual? Dalam era teknologi modern seperti sekarang ini kantor virtual/virtual office bukanlah hal yang aneh lagi. Sudah banyak sekarang ini baik itu perusahaan kecil dan menegah yang sudah memanfaatkan metode ini, disamping memang untuk penghematan biaya pembangunan gedung/kantor dimana cukup dengan melakukan penyewaan ruangan-ruangan untuk dijadikan perkantoran yang banyak dijumpai di kota-kota besar, seperti Jakarta yang juga sudah banyak penyedia jasa persewaan ruangan kantor.
Tujuan dari digunakan metode virtual office diantaranya adalah untuk bisa lebih menyerap para pekerja yang bukan hanya berasal dari satu area atau daerah saja selain itu juga untuk memudahkan adanya pertemuan dengan para karyawan/rekan bisnis yang berada di daerah lain, kapanpun dan dimanapun. Dan berikut ada beberapa tips bagi agan-agan yang memang sedang merintis usaha sekelas bisnis eksekutif berbasis virtual office, agar nantinya bisa berjalan seefektif mungkin dalam mendukung usahanya, antara lain:

Quote:

1. Ciptakanlah “Ruang Khusus” untuk Berkomunikasi

Spoiler for satu:

Komunikasi antar team sangatlah penting, apalagi jika lokasinya berjauhan. Koordinasi harus terus dilakukan agar sistem bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Dalam hal ini ciptakanlah ruang khusus untuk komunikasi dalam dunia maya.

2. Sebaiknya hindari berkomunikasi lewat email

Spoiler for Dua:

Berkomunikasi lewat email memang simple dan mudah, tetapi email kita akan tercampur dengan berbagai email lainnya, mulai dari spam, iklan penawaran, email lain, bahkan email scam sekalipun. Kita bisa membuat forum khusus sebagai tempat komunikasi antar team kerja. Banyak forum open source yang bisa dimanfaatkan, seperti MyBB, PHPBB dan SMF.

3. Lakukan “Meeting” Secara Rutin

Spoiler for Tiga:

Meeting juga penting dilakukan untuk melakukan koordinasi atau membahas suatu permasalahan. Pastikan setiap anggota team bisa “datang” meeting tepat waktu. Walaupun hanya melalui Online didepan PC sekalipun.

4 Gunakan Video Chat saat Meeting

Spoiler for Empat:

Saat meeting, terutama ketika membahas masalah yang cukup berat dan penting, sebisa mungkin gunakan Video Chat. Berbicara secara langsung akan lebih mudah dimengerti dari pada harus mengetik chat yang panjang dan seringkali sulit dimengerti. Ini juga penting untuk mengurangi miss komunikasi. Jika jumlah anggota team kita masih dibawah 10 orang, kita bisa memanfaatkan fitur Google Hangout yang ada di Google+. Kita juga bisa memanfaatkan layanan ooVoo yang saat ini bisa melakukan video call hingga 12 orang secara bersamaan.

5 Aktifkan IM (Instant Messangger) Saat Jam Kerja

Spoiler for Lima:

Ada baiknya jika setiap team untuk mengaktifkan instant messenger, seperti Yahoo Messenger mereka saat jam bekerja.

Hal ini penting sebagai pengganti “ruangan”. Dengan IM yang terus aktif, setiap team bisa serasa berada dalam satu ruang dan saling berdekatan. Pengen apapun, tinggal wes hewe hewes dan beres emoticon-Ngacir

6 Sediakan Group Chat

Spoiler for Enam:

Membuatkan Group Chat dan memasukkan setiap anggota team kedalamnya juga merupakan hal yang penting. Kita bisa membuat group untuk team A, team B, atau grup global. Untuk urusan yang satu ini, kita bisa memanfaatkan Group Whatsapp dan menginvite setiap anggota team sesuai dengan divisinya masing-masing.

7 Saling Tukar Nomor Ponsel

Spoiler for Tujuh:

Pastikan setiap anggota team memiliki nomor ponsel anggota lainnya. Ini penting ketika ada hal yang darurat dan yang bersangkutan tidak online, anggota lain bisa dengan mudah menghubungi melalui SMS atau telepon.

8. Sharing File Dan Dokumen

Spoiler for Delapan:

Ini adalah hal yang cukup penting bagi sebuah kantor virtual. Pastikan kalau kita memiliki sebuah ruang untuk saling berbagi file dan dokumen. Kita bisa memanfaatkan layanan cloud storage seperti Dropbox atau Google Drive, dan menginvite anggota team yang berkepentingan kedalamnya. Pastikan juga kamu membuat folder yang simple dan terstruktur. Dengan begitu mereka bisa saling berbagi file dan dokumen yang dibutuhkan dengan mudah.

9. Berbagi Link Dan ide Penting

Spoiler for Sembilan:

Paling tidak sediakan juga wadah untuk berbagi link dan ide penting. Jika satu team menemukan link atau ide menarik, mereka bisa saling berbagi dengan team lainnya dengan mudah.

10 . Membuat Ruang Kerja khusus Di Rumah

Spoiler for Sepuluh:

Bekerja dari rumah adalah hal yang sangat menyenangkan. Kita bisa bekerja tanpa perlu memusingkan kemacetan, perjalanan panjang, dll. Tetapi perlu diingat bahwa bekerja di rumah rawan menurunkan produktivitas. Baru bekerja sudah tergoda acara TV, tiduran santai, dll. Untuk mengatasinya paling tidak kita perlu menyiapkan ruang kerja khusus di rumah.

Dan di ruang khusus itulah tempat dimana kita harus fokus menyelesaikan setiap list tugas yang ada.

11. Tunjukkan Kalau Kita Sedang Bekerja

Spoiler for Sebelas:

Hal ini sangat penting bagi kita yang bekerja dari rumah. Ketika kita bekerja di rumah, seringkali keluarga atau orang lain menganggap kita sedang tidak bekerja. Mereka sering menyuruh kita melakukan hal-hal lain, padahal kita sedang di tengah kesibukan kerja. Untuk itu kita perlu menunjukkan kepada mereka bahwa kita sedang bekerja. Caranya bisa menggunakan ruang kerja khusus, menutup pintu dan ditulis “jangan ganggu”. Kita bisa mengatakan kepada seluruh anggota keluarga, jika kita sedang bekerja dan tidak bisa untuk diganggu emoticon-Hammer (S)

Hal ini penting agar fokus kita tidak terpecah saat bekerja. Lucu pastinya saat kita sedang video conference dengan klien penting dari luar misalnya, eh tiba-tiba kita dimarahi mami karena disuruh nyapu halaman atau mencuci baju emoticon-Ngakak

12. Coba lakukan Variasi

Spoiler for DuaBelas:

Jangan melulu kerja dari rumah saja. Sekali-kali keluarlah untuk bekerja di Cafe, Sambil menikmati secangkir Kopi atau cappucino. Ini penting untuk menghilangkan kebosanan.

Dengan melakukan variasi, kamu bisa meningkatkan produktivitas dan kreativitas.. Lagipula..itulah enaknya kerja secara remote emoticon-Cool

13. Melakukan Pertemuan Nyata

Spoiler for TigaBelas:

Tidak ada yang lebih menyenangkan dari bertemu team secara nyata. Ya..jika memungkinkan, lakukan pertemuan nyata dengan setiap anggota team. Sekitar 3 sampai 6 bulan sekali, hal itu tidak masalah. Kedekatan hubungan antar team sangat menentukan kesuksesan project yang digarap team tersebut.

Semoga tips sederhana yang saya sampaikan lewat thread ini paling tidak bisa berguna bagi agan-agan sekalian, terutama bagi yang sedang atau akan menggunakan kantor virtual dalam bisnisnya emoticon-Embarrassment