Mohon maaf kalau salah kamar agan suhu, cuma sekedar share saja 10 langkah memangkas biaya saat akan mengadakan acara/event.

Kebanyakan perencana acara mengantisipasi kenaikan anggaran untuk tahun depan, tetapi tidak cukup untuk menutupi kenaikan harga yang diharapkan untuk ruang pertemuan, kamar hotel, makanan dan minuman, Transportasi, Meeting Professionals International dll. Sebuah survei Cvent baru - baru ini menemukan perencana acara Millenial lebih mungkin daripada rekan-rekan mereka yang berpengalaman untuk biaya venue sebagai alasan utama mereka untuk tidak menggunakan ruang. Berikut daftar strategi terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi anggaran acara Anda, gak perlu pusing-pusing.


 
1. Bersikap fleksibel

Karena bersikap fleksibel itu sangat penting bagi sebuah vendor. Disamping dana yang disajikan sangat minim oleh bos, seorang event organizer harus memutar otak mengatur apakah dana tersebut cukup atau tidak. Misalkan jika anda akan mengadakan acara pada suatu pertemuan kelas menegah. Aturlah sedemikian rupa dengan buged yang minim tadi anda bisa menyewa sumber daya yang dibutuhkan untuk acara tersebut dengan dana yang mini tadi. Tapi tidak mengurangi tampilan dan tetap terlihat bagus dipandang dan nyaman digunakan. Itu tergantung anda bagaimana anda menyortir vendor alat untuk event tersebut.
 2. Carilah Vendor Yang Menawarkan Paket
 Menurut pengalaman saya biasanya vendor yang menawarkan paket pasti menyajikan harga yang ekonomis. Mengapa? Karena dalam usaha vendor tersebut pasti memiliki target penjualan dalam kurun waktu tertentu. Carilah vendor yang memiliki penawaran menarik semisal promo, bonus atau mungkin yang lainnya sehingga anda tidak terlalu boros. Rajin rajinlah memilah mana vendor yang baik atau tidak sehingga anda tidak menyesal dibelakang nantinya. Misalkan, anda ingin mencari vendor sewa HT, carilah vendor yang benar benar berpengalaman dan mempunyai barang yang berkualitas serta murah seperti Momototoy Communication. Jadi anda tidak khawatir dengan masalah komunikasi anda.
3. Gunakan Alat Gratis
Di zaman sekarang ini, Anda tidak perlu membayar untuk iklan acara anda karena banyak sekali media sosial yang bertebaran diluar sana..
Menjelang acara, Anda dapat melakukan sebagian besar (jika tidak semua) promosi Anda melalui media sosial dan pemasaran email , tanpa meningkatkan anggaran Anda. Media sosial juga merupakan cara yang bagus untuk membuat peserta tetap terlibat selama acara dan mendapatkan umpan balik dari mereka di berbagai bagian, dan Anda tidak perlu membayar sepeser pun.
4. Carilah Relawan Sebanyak-banyaknya
Relawan adalah cara terbaik untuk menambah tenaga kerja ke acara Anda tanpa menambahkan biaya. Anda harus menginvestasikan waktu Anda untuk melatih sukarelawan dengan baik, dan mereka perlu memiliki akses cepat ke seseorang di tingkat manajemen untuk pertanyaan atau jika terjadi kesalahan. Ajak sukarelawan dengan fasilitas, seperti satu jam untuk berlatih sebelum para tamu tiba di festival, atau masuk gratis ke sesi konferensi jika mereka menjadi staf di meja pendaftaran.
Relawan lebih cocok untuk beberapa acara dari pada untuk yang lain. Jika Anda membutuhkan seseorang dengan keahlian khusus seperti bartending, seseorang untuk menjaga barang-barang berharga, atau seseorang untuk menjalankan teknologi atau mesin yang rumit, mempekerjakan seorang profesional adalah cara yang harus dilakukan.
5. Pikirkan Tentang Musimnya
Tahukan anda pada saat musim libur panjang sekolah banyak orang mengadakan acara pernikahan. Ini akan meningkatkan harga sea vendor vendor tertentu yang berhubungan dengan acara pernikahan tersebut. Nah, ini bisa menjadi pertimbangan anda mengapa anda harus memilih tanggal yang tepat saat akan mengadakan sebuah acara. Anda dapat memilih tanggal yang kurang populer untuk acara anda selama tidak bentrok dengan jadwal tamu anda.
6. Pilih Tempat Meeting/Pertemuan Yang Murah
Tidak ada yang salah dengan staycation. Jika masuk akal, pilih tempat yang dekat, yang akan menghemat biaya transportasi dan penginapan. Atau anda bisa melakukan melalui video virtual seperti skype atau sejenisnya di era yang modern ini.
7. Kurangi Biaya Caterring
Biasanya konsumsi akan menjadi biaya yang mungkin tidak terduga karena peserta akan melonjak jumlahnya atau masalah yang lainnya. Nah disini akan diuji kemampuan prediksi anda untuk mengira-ngira jumlah peserta yang akan datang. 
Cara terbaik adalah anda pangkas biaya konsumsi dengan meniadakan konsumsi dalam acara anda atau mungkin memberi snack kecil untuk tamu VIP saja. Buat peraturan bahwa semua hal yang ada di acara anda bersifat total misal untuk vendor yang membantu acara anda bahwa biaya yang anda keluarkan untuk vendor tersebut bersifat total termasuk konsumsi, transport dll.
8. Minta Bantuan
Sponsor dapat sangat membantu dalam membiayai acara, terutama yang berskala besar. Jangan takut menjangkau bisnis – bisnis lokal lebih cenderung merasa memiliki kepentingan dalam acara Anda – dan tanyakan apa yang dapat mereka lakukan.
Sebagai gantinya, tawarkan untuk memberi mereka visibilitas (melalui spanduk, logo pada materi, atau pengakuan tertulis atau lisan) atau merekayasa acara tersebut jika sponsornya substansial.
Kontribusi tidak harus dalam bentuk cek. Seorang sponsor di industri peralatan kantor dapat memberi Anda buku catatan itu untuk diberikan kepada para tamu, atau seorang katering dapat menyumbangkan layanan dengan imbalan kesempatan untuk memberikan kartu nama kepada pengunjung.
9. Bernegosiasi
Saya tidak pernah takut untuk tawar-menawar, dan Anda juga seharusnya tidak. Dalam hampir semua situasi ketika Anda meminta harga yang lebih rendah, hal terburuk yang dapat terjadi adalah seseorang mengatakan tidak, dan kemudian Anda berada di tempat yang tidak berbeda daripada jika Anda tidak meminta. Skenario kasus terbaik menghemat uang Anda, jadi dari perspektif risiko vs imbalan, masuk akal untuk bernegosiasi.
Lakukan bagian Anda untuk berkeliling dan melihat berapa harga di sektor yang Anda kerjakan, dan jangan menghina vendor dengan meminta harga yang jauh di luar nilai pasar. Jujurlah dengan anggaran Anda, dan dimuka jika Anda memiliki vendor lain yang bersedia melakukan pekerjaan yang sama dengan biaya lebih sedikit. Seseorang yang Anda sukai lebih mungkin cocok dengan tarif pesaing mereka.
10. Pantau Pengeluaran
Pantau pengeluaran Anda, karena banyak item dapat muncul yang tidak Anda perhitungkan. Pastikan kontrak sesuai dengan diskusi awal Anda dan proposal dari vendor. Periksa apakah tagihan akhir mengikuti kontrak.
Jika Anda melihat sesuatu yang miring, ucapkan sesuatu. Jangan membuat tuduhan, tetapi cari tahu alasan perbedaan itu. Jangan biarkan tagihan ditambahkan tanpa penjelasan, dan jangan bayar untuk sesuatu yang tidak Anda setujui.
Kesimpulan 
itu adalah beberapa tips yang mungkin  sedikit bisa memangkas biaya event anda. Dan pastinya ada banyak cara lainnya yang bertebaran diluar sana. Tentukan anda yang lebih tahu sebagai seorang event organizer. Jika anda membutuhkan vendor sewa HT yang murah meriah dan yang pastinya profesional Momototoy Communication adalah solusinya. Kami juga menyewakan clearcom, eartec, TOA dan Repeater HT.