Pernahkah anda merasa bahwa deadline pekerjaan yang diberikan atasan kepada anda terlalu singkat? Atau anda sering merasa bingung bagaimana mengatur berbagai tugas kantor yang menumpuk di meja kerja? Apabila anda sering menghadapi masalah – masalah tersebut, berarti anda layak menerapkan beberapa tips bermanfaat ini. Permasalahan manajemen waktu khususnya bagi para karyawan perusahaan sangatlah penting untuk dipelajari dan diterapkan agar kita mampu menyelesaikan berbagai pekerjaan dengan waktu yang cepat dan tepat. Hal inilah yang dikenal dengan sebutan deadline, penentuan deadline dalam suatu pekerjaan sangatlah penting karena sangat mempengaruhi sistem operasional didalam perusahaan. Nah, bagi anda kaum professional, pasti sering dong dipusingkan dengan kata deadline ini dan tidak mau juga terus menerus terjebak dalam permasalahan yang sama setiap harinya.

Nah, untuk membantu anda dalam menyelesaikan permasalahan ini, ane ada tipsnya bagus nih buat anda. Berikut ini, kita udah merangkum 5 Tips Manajemen Waktu Agar Pekerjaan Semakin Produktif Dan Efisien untuk anda. Mau tahu apa – apa saja tipsnya? Check This Out!

1. Mulailah Membagi Tugas – Tugas Dari Yang Termudah Hingga Tersulit

Kunci dari tips ini adalah perencanaan. Mulailah sesuatu pekerjaan dari perencanaan, hal ini penting sekali dilakukan agar anda dapat menentukan prioritas dan kefokusan anda dalam bekerja. Agar pekerjaan terasa lebih ringan dan efisien, anda bisa memulainya dari tugas – tugas yang ringan terlebih dahulu, kemudian pekerjaan yang paling mendekati deadline dan kemudian menyelesaikan satu pekerjaan yang dianggap paling berat. Mengapa hal tersebut penting? Karena seringkali saat kita tidak membagi list pekerjaan berdasarkan skala prioritas dan keringanan pekerjaan, akhirnya membuat pekerjaan tidak fokus dan akhirnya lupa dengan beberapa pekerjaan yang sebenarnya sudah mendesak untuk dikerjakan serta menyelesaikan beberapa pekerjaan kecil yang tidak membutuhkan banyak waktu untuk mengerjakannya. Pekerjaan – pekerjaan kecil tersebut walaupun mudah diselesaikan, namun apabila tidak diorganisir maka suatu saat akan sangat mengganggu fokus kita saat melakukan pekerjaan – pekerjaan besar.

Misalkan dalam satu hari kita diberi 10 tugas, maka untuk menyiasati agar semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, anda harus memulainya dari 5 tugas yang menurut anda paling mudah, sehingga saat 5 pekerjaan tersebut selesai, secara otomatis anda akan lebih termotivasi dan fokus untuk menyelesaikan 5 pekerjaan lainnya. Intinya, bereskan dulu batu – batu kecil terlebih dahulu sebelum anda membereskan batu – batu lain yang lebih besar, supaya saat anda membereskan batu besar, fokus anda tidak terganggu dengan adanya batu – batu kecil tersebut. So, pekerjaan jadi lebih terasa ringan dan lebih fokus bukan?

2. Manfaatkan Fitur Kalender Di Smartphone Anda

Punya smartphone dengan fitur kalender? tentu saja tidak boleh anda sia – siakan dong. Semakin tinggi tanggung jawab yang diberikan kepada anda, tentu saja tugas – tugas yang diberikan akan semakin banyak dan berat. Nah, agar dapat dikerjakan secara maksimal dan lebih efektif, tentu saja anda harus menyusun jadwal khusus untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan tersebut. Nah, untuk mengontrol agar pekerjaan yang sudah anda jadwalkan tersebut dapat dikerjakan sesuai schedule, pastinya anda membutuhkan pengingat yang tidak cukup hanya dituliskan di buku catatan atau papan tulis schedule anda. Anda bisa memanfaatkan fitur pengingat pada kalender di smartphone anda yang nantinya berfungsi layaknya alarm untuk mengingatkan apa yang harus anda kerjakan hari ini sesuai schedule yang sudah disusun.

Caranya sangat mudah, setelah schedule anda susun, anda tinggal menandai di tanggal dan jam berapa sajakah tugas – tugas tersebut rencananya akan anda kerjakan dan sertakan juga deadlinenya agar anda dapat memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Selain untuk menentukan waktu pengerjaan tugas, fungsi pengingat pada kalender smartphone anda juga bisa anda manfaatkan untuk menandai jadwal pertemuan dengan klien, jadwal meeting, jadwal gathering, jadwal mengecek email dan lain sebagainya. So, say thanks to technology!

3. Tentukan Waktu Khusus Untuk Memeriksa Email

Terkesan sepele dan dianggap bisa dilakukan sambil mengerjakan pekerjaan yang lain. Padahal, memeriksa email sambil mengerjakan tugas yang lain justru semakin mengganggu kefokusan anda dalam menyelesaikan pekerjaan utama anda. Khususnya bagi anda yang setiap harinya rutin menerima email, tentunya tidak mau dong terus menerus diganggu oleh notifikasi email yang terus masuk disaat anda mengerjakan satu tugas penting. Maka dari itulah, dalam satu hari kerja, tentukan lah jadwal khusus untuk memeriksa email, cukup 30 menit hingga 1 jam saja, di pagi hari saat sampai di kantor dan sore hari menjelang pulang ngantor. Dalam jangka waktu tersebut, anda bisa memanfaatkan waktu khusus untuk memeriksa email – email yang berkaitan dengan tugas anda, menyortir email, kemudian membalas beberapa email.

Patut diketahui bahwa memeriksa, menyortir dan membalas email – email yang masuk, juga membutuhkan konsentrasi khusus lho. Khususnya saat anda membalas email, apabila ada kesalahan sedikit saja saat membalas email, maka dampaknya akan sangat fatal bagi pekerjaan anda, terlebih email tersebut berkaitan dengan kerjasama atau project anda dengan klien kerja. Maka dari itulah, dalam mengelola email pun juga harus fokus. Hingga pada saat anda sudah menyelesaikan beberapa email yang masuk, secara sendirinya anda akan lebih tenang saat mengerjakan pekerjaan – pekerjaan penting lainnya.

4. Buatlah Daftar To Do List Untuk Esok Hari

Tips yang satu ini berhubungan dengan tips sebelumnya yang membahas tentang perencanaan tugas – tugas kerja dan memanfaatkan kalender smartphone dalam menentukan jadwal kerja. Nah, berkaitan dengan hal tersebut, membuat list pekerjaan yang akan anda lakukan di esok hari sangatlah penting untuk dilakukan. List – list inilah yang nantinya akan mengingatkan anda apa – apa saja tugas yang harus anda lakukan besok hari dan tugas – tugas yang mendesak harus diselesaikan.

Daftar to do list ini bisa anda bagi dalam 3 bagian, pertama tugas yang paling mendesak (on deadline), tugas yang paling mendesak inilah yang nantinya terlebih dahulu harus anda kerjakan esok hari, yang kedua, tugas yang paling ringan dan sekaligus bisa dikerjakan secara bersamaan, nah, kenapa tugas tersebut harus diprioritaskan lebih dulu? Hal ini penting supaya pekerjaan – pekerjaan kecil ini nantinya tidak mengganggu anda saat akan mengerjakan tugas – tugas yang berat dan mendesak, dan yang terakhir adalah tugas on progress atau perlu dikerjakan namun tidak mendesak, tugas ini sebenarnya tidak terlalu mendesak untuk dilakukan pada esok hari, namun perlu dikerjakan agar anda tidak dikejar waktu saat deadlinenya tiba, biasanya pekerjaan – pekerjaan begini adalah beberapa pekerjaan berat yang bisa anda bagi dalam beberapa bagian tugas yang bisa anda cicil penyelesaiannya dalam jangka waktu tertentu, sehingga yang tadinya berat akhirnya menjadi ringan.

Membuat daftar to do list juga bisa berlaku untuk mengingatkan anda jadwal meeting, jadwal bertemu klien, jadwal memeriksa email dan lain sebagainya. Intinya, setiap hari kerja harus ada perencanaannya, karena melalui perencanaan dan kedisiplinan dalam menjaga planning inilah yang mencirikan seseorang itu professional atau tidak dalam suatu pekerjaan.

5. Ambil Waktu Sejenak Untuk Istirahat

Rutinitas kerja dan beban – beban tugas yang berat tentunya sangat meletihkan dan menguras banyak tenaga. Oleh karena itulah, dalam bekerja, sebaiknya kita juga membutuhkan waktu untuk beristirahat sejenak guna melepaskan lelah dan jenuh setelah bekerja. Manusia tidaklah sama seperti mesin yang bisa terus menerus bekerja tanpa lelah, sebegitupun tetap, yang namanya mesin juga butuh istirahat, apalagi bagi manusia yang memang memiliki keterbatasan tenaga. So, agar tidak terlalu letih dan jenuh, ambillah waktu khusus bagi anda untuk beristirahat. Waktu yang bisa anda manfaatkan untuk beristirahat bisa dilakukan yaitu menjelang makan siang dan menjelang pulang kerja, ambil sekitar 30 menit waktu untuk beristirahat dan merebahkan badan di meja kerja, atau bersosialisasi dengan rekan kerja di kantin kantor atau café sejenak. Bersosialisasi saat beristirahat juga perlu dilakukan agar bisa berbagi pengalaman, bercanda dan merefresh fikiran sehingga saat ingin mengerjakan tugas kantor lagi, fikiran jauh lebih fresh dan tentunya lebih fokus.
Selain itu, waktu istirahat bisa juga dimanfaatkan untuk mencari berbagai macam kebutuhan anda lho. So, gak perlu harus keluar kantor lagi untuk mencari apapun yang anda dibutuhkan, cukup cek di online shopaja. Tinggal klik, cek barang dan tunggu barangnya dikirim deh ke kantor anda. Mudah kan?

Sumurnya dimari nih gan